お役立ちコラム
何かおかしい。何かがうまくいっていない。
いつもやっている作業でも「おかしい」と感じることがあります。
何かを感じたということは、そこに何らかの問題が横たわっている可能性が高いものです。しかし、自分の思い込みや、事実誤認などで違和感を感じたのかもしれません。その程度で作業を止めて、遡って確認するには勇気がいります。特に急いでいる仕事ではなかなか止められません。
そこでルールが必要になります。
◆何かおかしいと感じたら、手を止めてセルフチェックするルールを作る。
作業手順は「これが正しい手順である」と決めたものです。
業務がその手順から逸脱していないか、作業者以外の人が確認することを「監査」と呼びます。
作業者自身が自分で確認する方法を、セルフチェックと呼びます。
セルフチェックを推奨するルールがないと、作業者は遠慮して作業を中断できません。
◆自分の前後工程も確認する習慣をつける(インプットとアウトプット)
セルフチェックで特に注意する点は、自分の作業範囲の前後、つまり自分が受け取るインプットが誤っていないか、今日に限って特別なアウトプットを求められていないか、まで確認します。自分の作業を開始する前に確認するのも有効です。
◆おかしいと感じたら、作業を中断して確認する企業文化にする。
おかしいと感じたら確認のために中断する、余裕のある工程管理をするのが、管理職の仕事です。
個人情報保護の責任者は企業の代表者です。これは法律の定めです。
余裕のない仕事を組んで漏えいさせたら上から順番に責任を取らせましょう。
何が悪かったのかを考えるときも、上席者の問題から考えましょう。
あなたの会社では、違和感を感じたときに作業を中断できますか?
個人情報漏えい防止は会社の責任。漏えい事故は代表者や管理職の怠慢。
会社全体で個人情報漏えい防止に取り組む、という例です。