よくあるご質問

個人番号の取得

個人番号提供者が個人番号の提出を拒んだ場合

個人番号の提出は任意ではありませんので、個人的な考えで提出の拒否はできません。

提供の趣旨を説明しても提出を拒否する場合は書類の提出先機関に相談して指示を受けることができます。

本人 配偶者 扶養親族、確認の方法

従業員が扶養控除等申請書を記載して持参した場合は会社は配偶者や扶養親族本人の確認を行う必要はありませんが、本人が持参の場合でも個人番号12ケタの記入間違いを防ぐために個人番号のコピー等で整合性をとるとよいでしょう。

ただし記録としてのコピーの保管期間 廃棄方法は明確にしておきましょう

従業員が個人的に源泉徴収票の再発行の依頼があった場合の個人番号が記載された源泉徴収票の対応は?

個人番号は目的外に入力する事は禁止ですからこの場合は個人番号部分を復元できない程度に必ずマスキングして本人に再発行してください。

個人番号を利用する場合利用目的はどこまで限定すればよいのか?

個人番号の利用目的は出来るだけ具体的に特定しなければなりません。

例えば給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務に使用と提示した場合は、健康保険・厚生年金保険届出事務には個人番号は使用できません。

不動産の賃貸借契約を妥結した際に支払い事務の為に提供を受けた個人番号は、更新の度、個人番号の提供を受けなければならないか?

賃貸借契約の場合は賃料に関する支払い調書作成事務の為に利用できます。

個人番号の提供を12月31日までに必ず取得しなければならないのでしょうか?

個人番号が記載された書類は行政機関等に提出する時までに取得できれば問題ありません。

個人番号の本人確認は少人数の企業でも個人番号カードや免許証の提示が必要ですか?

確認は原則番号の正誤と正しい持ち主(身元確認)の2点が確認できればかまいませんので、少人数で本人の確認ができるのであれば、番号の正誤確認だけでも構いません。

従業員の扶養家族の個人番号を取得する場合扶養家族の本人確認をしなくてはならないでしょうか?

国民年金の第三号被保険者の届出では、事業主が当該配偶者の本人確認が必要です。

(個人番号・通知カードと免許証等のコピー)年末調整等では従業員が扶養家族の本人確認をおこないますので事業者は本人確認は不要です。

子会社等出向・転籍先に本人の同意があれば個人番号を提供しても良いですか?

原則提供は禁止です。出向先・転籍先で直接本人に提供して貰ってください。

本人確認は、マイナンバー(個人番号)の提供を受ける都度行わなければならないのですか?

提供を受ける都度に本人確認を行う必要があります。

例えば個人番号を記載した扶養控除等申告書を毎年提出してもらう場合、本人確認・個人番号確認も毎回行う必要がありますが2回目以降の番号確認は個人番号カード等の提出が難しい場合は、初回に本人確認を行って提供を受けた個人番号の記録と照合する方法で構いませんし身元確認においては、個人番号関係事務実施者が本人に相違ないと認める時は、身元確認のための書類の提示は必要ありません。

会員登録時今後個人番号カードで身元確認をしようとおもいますが何か注意点はありますか?

今後個人番号カードを身元確認で提供を求めることは問題ありませんがその際コピー等をとる場合は、個人番号カード裏面の12桁の個人番号の保管は原則禁止ですのでコピー等が必要な場合は本人の写真面のみにしてください。

支払いが毎月発生するが当社としては、請求書から支払いを行っているが支払い調書は特別出していませんが個人番号の提供を受け管理しなければならないですか?

源泉徴収等個人番号を記入する業務が存在しなければ個人番号の提供を受ける必要はありません。

個人番号、特定個人情報の取扱い

不要となった個人番号が記載された書類の取り扱いはどうすれば?

個人番号や特定個人情報の保管期間を明確にさだめ、その定めに従って削除・廃棄を行います。

退職者より自分の個人番号を廃棄して欲しいとの依頼が来た

個人番号記載書類で法令上定めは法令に従った保管が義務つけられています。したがって退職者には一定期間の保管の必要性があることを説明してください。

従業員の個人番号が記載された書類を人事部から営業部長の求めで提出した

個人番号を含む特定個人情報が部門間で動くとは考え難いですが、番号の部分は同一社内であっても復元できないように必ずマスキングして提出してください。

パート社員から個人番号を源泉徴収票作成を利用目的として提供を受けたがパートから正社員に成ったので社会保険に加入した場合個人番号の取扱いは?

当初の利用目的を超えて特定個人情報を使う事はできませんので利用目的の変更をして本人へ通知または公表してから事務を行ってください。

支払い先から個人番号の提供を受けましたが支払い調書の提出までにはならなかった場合は?

支払い調書等個人番号関係事務が発生しない場合は速やかに廃棄・削除してください。

個人事業主に支払い先(本人)の個人番号が記載された支払い調書を本人に交付しても良いのでしょうか?

個人事業主に個人番号の記載された支払い調書を交付することは特定個人情報の提供制限があり個人番号記載の支払い調書を発行できませんので個人番号を(消去する等)記載しない等の処理の後、発行してください。(個人事業主が税務署に届ける場合を除く)

個人番号が漏えいして不正に用いられる恐れがある時、個人番号の変更が認められますが、事業者は個人番号の変更をどのように知るのですか?

個人番号が変更になった際は、事業者に報告するように従業員に周知しておくとともに毎年申告書等で個人番号を受ける機会定期的に変更の有無を確認してください。

法人番号について

法人番号はいつどのように通知されますか?

平成27年10月以降個人番号で用いられる通知カードではなく別途書面により通知されます。

法人番号はどこに通知されますか?

設立登記法人であれば登記されてる所在地に設立登記法人以外の法人等は届出書に記載されている住所に通知されます。

法人番号の利用範囲の個人番号の利用範囲でも同じですか?

法人番号自体は個人番号と異なり利用範囲の制約はありませんので自由に利用できます。

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