苦情の適切かつ迅速な処理を行うため、まず法律とガイドラインを確認しましょう。

必要な体制の整備に当たっては、例えば、JISQ10002「品質マネジメント－顧客 満足－組織における苦情対応のための指針」（JISQ10002）等を参考にすることができます。

大至急行っておくことは社員教育
苦情を招く原因のひとつに、社員の対応が悪いことが挙げられます。個人情報取扱の知識不足で回答ができないことや、個人情報が記載された書類の取扱い方法（他人から見える、机上に乱雑に置くなど）の躾不足などがあり、そのような苦情を持ち込まれた時の応対が悪ければ、SNSに投稿したり、あるいは前述の個人情報保護委員会に苦情の申し立てをされることがあります。

特に個人情報保護委員会の苦情申し立て窓口は、事業者に対する行政指導を行うことを目的に設置されているので、事業者が開設する苦情処理窓口での取り扱いは、誠意をもって対応することが大切です。