お役立ちコラム

個人情報に関する問合せを甘く見ないほうが良い。

個人情報について本人が問い合わせをしてくるとは限らない。
自分の個人情報の扱いに不安があればだれかに相談することが予想できる。その誰かから問い合わせが入る可能性を考えてあるだろうか。弁護士だ、親だ、兄弟だ、など「代理人」だと称する人はそれぞれの立場を主張して問い合わせをしてくる可能性がある。法律等は本人からの通知を想定して対応を義務付けているが、事業者は「代理人」からの問い合わせへの対応を決めておく必要がある。

・本人以外の人に問合せへの回答したら「個人情報漏えい」になる
「本人以外には回答しない」と決めて社内教育で周知しておくこと。

・「本人確認」方法を決めておく。
免許証などの公的証明書の提示、電話問合せなら事前登録された電話番号へのコールバック、オンラインなら事前に登録したIDPWや電子証明など、ガイドラインに本人確認事例が複数挙げられているので、これらを参考にすること。

・「代理人確認」方法を決めておく。
代理権を与える旨の委任状などによる確認が考えられる。代理権の確認もガイドラインに複数の事例が挙げられているので、これらを参考にするとよい。

問合せ窓口に寄せられる「個人情報に関する問合せ」を甘く見ないほうが良い。

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