日常の事務系業務ではマニュアルを見ながら仕事はしない。

　マニュアルは覚えるもの。覚えられるように書け。

• メール送信毎にいちいちマニュアルを見て送信しない。
• 書類送付にいちいちマニュアルを見て送付しない。
• 事務処理では毎回マニュアルは使わない

　さらに、どの企業や職種にも事務系ではマニュアルに書かれていない仕事がある。

　マニュアルがない仕事をやめたら仕事がまわらない。

　個人情報漏えい事故が起きれば「マニュアル沿った業務と教育の徹底を図る」謝罪し、社内教育ではマニュアル通りやれ、という指示がくる。

　これは間違っている。

マニュアル問題には２つの問題があります。

1. 「覚えやすい」ことへの配慮がない
2. 仕事中に対応できない膨大なチェックリストがある。

　多くの企業では、厳密な作業にはチェックリストが存在することになっています。
正しく使われているか、調べたことはありますか？

　現場の声を聴くと、「マニュアルと実業務が連動していない」「チェックリストがない業務もあり錯誤がある」「チェックが膨大でいい加減になる」「仕事が遅くなる」など、管理者がイメージしている厳密運用とは程遠い実態が浮かび上がります。

　問題１の「覚えるマニュアル」への対応のヒントは以下のものがあります。

• 覚えるものなら短く、標語で書け。
• 主語と熟語がひとつずつの単文で書け。
• 「守れ」なのか「やるな」なのか、規則は一言で書け。
• 外国人にも分かる絵や図を使え。
• goole翻訳で誤変換がおきない長さに書け。
• あれこれ書くな。
• ただし、などの例外を書くな。

問題2の「チェックリスト」への対応のヒントは以下のものがあります。

• チェックリストは使うもの。覚えるものではない。
• 自分で行った作業を、チェックリストを使って自分または他人がチェックするために使う。チェックしながら作業するものではない。
• チェックは3-5個以内に絞れ。あれこれ書くな。書けば書くほどチェックは飛ばされる。それで不足なら、チェックをするタイミングが悪い。何度かに分けてチェックをさせろ。
  （メールチェックなら「宛先」「BCC」「本文に個人情報なし」「添付ファイル誤りなし」程度
• チェックの必然性をチェックリストに書け。チェックミスは何が起きるか理解させろ。

　マニュアルは覚えるもの。
「必要とされる要素を分解して、覚えられるように書け」

効果的なマニュアルに育てるには、あと少しの工夫が必要です。。。