メール誤送信をした時の対応を事前準備する

• サイバーソリューションズ株式会社のアンケート調査で「メール誤送信をしたことがありますか？」という3％の人が「経験あり」と回答しました。
• 対策を打っても誤送信が防げないなら、漏えい被害を最小限にとどめるために事故への対処方法を準備しておきましょう。

誤送信が発覚したら迅速に動くこと

• まずは落ち着くために、同じ部署の同僚を呼びます。
• 同僚と一緒に「影響範囲」を手分けして確定します。

影響範囲を確定させるために、誤送信の内容を書き出します。

• 「何をしようとして、なぜ誤ったのか」
• 「いつ・誰に・どんな情報」を誤送信したのか、
• 「発覚した理由」は何か

会社内の関連部署や上司に速やかに報告する。

• 早い段階で上司を巻き込む主な理由は次の通りです。
  • 誤送信の内容によっては担当者が知らない先に影響がある可能性がある。
  • 影響が単独部署だけに留まらず共同で対応する必要がある。
  • 上司に二次被害の影響度を判定依頼する。

謝罪文に必要な次の項目を書き出す

迅速にお詫びを電話やメールなどで伝える謝罪文に必要な次の項目を書き出します。

• 原因（漏えいされた人が理解できるように簡便に）
• 対策（今後取る対策）
• 削除依頼（誤送信メールの削除を依頼）
• 影響（漏えいされた人が受ける影響
• 連絡先（漏えいされた本人の相談、広報系）
• 発表者（単独、連盟の有無）
• 二次被害の影響の有無（あれば広報の範囲を広げる）

法的な側面も考慮する（機密情報）

• • 誤送信の内容が機密情報やマイナンバー、他者の個人情報の場合は、機密情報（要配慮個人情報）漏洩にあたります。
  • 個人情報保護法における報告義務に該当する場合は、保護委員会に報告する。
  • 謝罪は誤送信された人に事実を伝え、本人で対策が必要なことを伝える。

謝罪は迅速に受信者に伝えきる。
「丁寧な謝罪」「スピード」「二次被害防止策」を 電話かメールか、直接訪問で伝えきる

• • 【メール】
    • 電話で謝罪する前に誤送信メールが開封される可能性があるため、送信先全員にお詫びのメールを送る。
    • 「【重要】メール内容誤記のお詫び」などわかりやすいタイトルにする。
  • 【電話】
    • 迅速＋確実に謝罪等を伝えるためには電話を優先する。特に取引先や営業関連メールの誤送信は、迅速に「電話」で報告と謝罪、誤送信メールの削除依頼をする。
    • 誤送信先が多く電話対応に時間を要する場合は、一斉の謝罪メールとは別に、メールを送る。
    • メルマガなど同報連絡など大量の宛先への誤送信が発生した場合は、メールのほかにホームページ上での謝罪と訂正、削除依頼をする。
  • 【訪問】
    • 影響度の大きい相手先には、メールでの謝罪に加え、電話や直接会って謝罪することも考慮する。

謝罪メールの主な内容

• 誤送信したことへの謝罪
• 誤送信の原因
• メール削除の依頼
• 再発防止策

謝罪メール文は、漏えいの原因、漏えいした情報、影響度により複数のパターンが必要になります。各社の業務内容に合わせて作成しておきますが、文の検討がメール誤送信防止の気づきにもなります。謝罪メール文について部署内で話し合うことが、漏えい防止教育のひとつになります。