愛知県で、県営住宅に入居者１２１世帯の契約者氏名などの個人情報が記載された書類を紛失した。
職員が家賃と契約者の氏名などが記載された書類をカートに載せて、県庁に運搬中に転倒。１２１世帯分の書類が風に飛ばされ紛失した。

■対応

• 連絡を受けた公社職員及び県職員で3日間書類を探したが発見に至らなかった。
• 紛失した書類に掲載されている方に公社職員が電話による説明及び謝罪を開始した。
• 連絡が取れない3件は郵送連絡をしている。

■再発防止策

• 個人情報の適切な管理及び取扱いの意識を徹底するため、全職員に対し、個人情報の管理及び取扱いに関する研修を実施する。
• 調定決議内訳書の公社から県への提出方法を、紙から電子データに変更する
• セキュリティに十分配慮しながら県へ電子データを送信し、データは県が印刷する。これにより運搬中の個人情報紛失を防止する。

教訓
風で書類を飛散させ個人情報漏えいに至る事故は、古くからあるがデジタル化が進んでもなくならない。書類の事故を起こす職種は、営業、インフラ点検で現場周りをする技術職、修学旅行中の教職員など、ある程度限られている。一方、デジタル化が進すみ職種に関わらず、スマホやノートPC、USBなどの紛失が目につくようになった。

事故の教訓は「紙の書類を風で飛ばすな」ではなく「個人情報を持ち出すな」である。

どうすれば持ち出さずに業務対応するかが再発防止につながる。