事故から学ぶ

新生児訪問指導票などを誤廃棄、再利用段ボールで保管して勘違い

事故概要

業種 地方自治体
発生時期 2023/7/25
漏えい人数 1104
事故概要

千葉県船橋市で、妊産婦と新生児の個人情報が含まれる一部公文書が所在不明となっている。誤廃棄した可能性が高いとしている。

書類は、妊産婦と新生児あわせて1104人分の「新生児訪問指導票・報告書」と、妊婦7人分の「妊婦訪問指導票・報告書」、新生児238人分の「看護サマリー綴」で、2021年度の書類のだめ5年間の保存期限を迎えていなかった。

引用元 船橋市

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

書類は再利用した紙おむつの段ボール箱で保存し、箱の側面に文書名や廃棄年度を直接マジックで記載していたが、文書を廃棄した際に十分確認をしなかった。

チェックリストにある要求ルール:

文書類の保管廃棄時は、記録を取り、現物と照合すること

■ 推奨対策

対策:

公文書は専用の文書保存箱を使用する。
保存期間が満了した文書を廃棄する際は「文書廃棄目録」と照合を行う

具体例:

対策を確実に実施し再発を防止する

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