管理者がすべきこと

過去に送信または受信したメールを引用してあらたなメールを書くことは日常的に行われている。個人情報管理責任者はこの点を自覚し、漏えい防止対策を考えていかなければならない。

・引用はダメ、という規則では時間経過すると守られなくなる。

対策はコレクションの文を別アプリにコピーしておくこと。

対策は、電子メモ帳やエディター、ワードなどメーラーとは別のアプリに参考にしたいコレクションのメール本文をコピペすることである。メーラーのなかで引用コピーするから送信先も誤る、文面中の個人名を消し損ねる、などが発生する。

ひと手間かけることが事故防止につながる。
個人情報保護はひと手間かけて、丁寧に。

事故の概要

茨城県で、プラスチック排出実態調査協力に謝意を伝えるメールを送信する際、別件で送信したメールを再利用したが、引用元のメールに記載されていた関係のない人にも送信してしまい、複数のメールアドレスや携帯電話番号が流出した。原因は引用元メールの記載内容を確認せずに削除せずに送信したもの。