お役立ちコラム

個人情報含む文書保存箱を避難通路に放置、住民の指摘で発覚

東京都足立区は、個人情報など含む文書の保存箱を非常用避難通路に一時的に置いたことを失念しそのまま放置していたことを明らかにした。
同区によれば、5日間スポーツ振興課がレイアウト変更作業を行った際、学校開放利用申請書約1万6000件を保存箱に移し、同じフロアの非常用避難通路に置いたが、作業終了後もそのまま放置した。申請書には申請者の氏名や住所、電話番号などが記載されて申請書の個人情報が閲覧できる状態にあると住民から指摘があり、問題が発覚したもの。

このミスを考えてみる。

■非常用避難通路に置くことが違反
・消防法違反
・個人情報保護法(放置)(物理的安全管理措置)
・保存箱を封印していない(紛失・盗難防止)(物理的安全管理措置)

■担当者の無知
レイアウト終了後に執務室に戻すべきであったが、置いたままにした。
業務終了後であり、来庁者が立ち入ることがほとんどない非常用避難通路であったこと
蓋を閉じた文書保管箱にしまってあり、外からは見えないため大丈夫と考えた

■組織の無知
担当者が失念した場合のチェックする意識がない。
担当者が誤った判断をするのは、組織の安全意識が異常に低いことである。
報道機関むけリリースにも安全意識欠如への反省がなく、今後の対策も触れていない。
片付けろと言われたから片付けた、と言わんばかりの内容は民意を反映する意識がない。

個人情報保護の対応は、外から見て適正であるかが判断基準になる。
足立区はその視点で職員教育と情報の安全管理を徹底する意識改革が必要である。

 

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