事故から学ぶ

個人情報を含む法人文書の紛失について(研修と管理を徹底します)

事故概要

業種 行政の職員
発生時期 2022/7/25
漏えい人数 695
事故概要

このたび,本学医学部学務課において,令和4年度における法人文書ファイル管理簿等の更新作業を実施する過程において,個人情報を含む法人文書ファイルの紛失(所在不明)(以下,「紛失」という。)が判明しました。これら法人文書ファイルは外部に持ち出す文書ではないため,誤廃棄の可能性が高いものの,廃棄した事実が確認できないため紛失とし,継続して捜索中です。
本学では,これまで個人情報保護及び法人文書の適切な管理に取り組んでまいりましたが,このような事態を招き,本学学生をはじめ関係者の皆様に多大なご迷惑とご心配をおかけしますことを深くお詫び申し上げます。
1 紛失した法人文書ファイル
教育課程編成(大学院) 平成3年度~平成23年度,平成25年度 22冊分(推定)
2 紛失した法人文書ファイルに含まれる個人情報
当該年度に大学院医学系研究科に在籍していた大学院生の学生番号,学生氏名及び教員氏名
計 695人分(推計)
3 事実経過
令和4年7月25日(月),医学部学務課において法人文書ファイル管理簿等の更新作業を実施する過程で,法人文書ファイルの現物確認を行ったところ,上記法人文書ファイルを紛失していることが発覚しました。
7月26日(火)以降,紛失した法人文書ファイルが22冊(推定)になること,保存されている他年度の法人文書ファイルを確認したところ,学生番号,学生氏名及び教員氏名の個人情報が含まれていることを確認しました。
当該法人文書ファイルは外部に持ち出す文書ではないため,誤廃棄の可能性が高いものの,廃棄した事実が確認できないため紛失とし,継続して捜索中です。
なお,現在のところ,本件に関し,個人情報流出等を含めた被害報告には接しておりません。
4 本学の対応
当該法人文書ファイルに記載されている大学院生への連絡は,電話連絡及び郵送など可能な限り行います。それでも連絡が取れない方への情報伝達手段として,本件事案をホームページで公表いたします。
5 再発防止に向けた今後の取り組み
本学では,これまで個人情報保護及び法人文書の適切な管理に取り組んでまいりましたが,このような事態を招いたことを深く反省し,職員等に対して以下の改善方策を徹底させることにより,再発防止に努めてまいります。
【改善方策】
1)個人情報保護及び法人文書管理に関する研修を通じた周知徹底
2)法人文書ファイル管理簿に記載された全ての法人文書ファイルの目視による点検の実施等適正な管理及び取り扱いの徹底
3)法人文書ファイルの管理状況についての実地監査の実施

引用元 島根大学

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

チェックリストにある要求ルール:

■ 推奨対策

対策:

具体例:

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