事故から学ぶ

県が受信者全員のメールアドレスが見える状態で送信

事故概要

業種 行政の職員
発生時期 2022/7/22
漏えい人数 79
事故概要

県が多数の高齢者施設に新型コロナウイルス関連のメールを一斉送信する際、受信者全員のメールアドレスが見える状態で送信していたことが分かりました。県が外部の宛先にメールを出す際には個人情報保護の観点から個々の宛先を見えないようにして送ることが原則となっています。
県健康長寿推進課は今月22日、県内の79の高齢者施設に対して新型コロナウイルスの感染防止に関するメールを送信しました。
県によりますと、通常外部にメールを送信する際はほかの人のアドレスが見えないようにする「Bcc」で送信するよう呼びかけているということですが、この一通は個々のアドレスが受信者全員に見える状態で一斉送信されたということです。
当日の夕方までに別の職員がこのミスに気づき、県はその日のうちに、宛先となったすべての施設に対してメールを削除するよう依頼するとともに、非公開のメールアドレスを使用していた8つの施設に対して25日までに謝罪の電話をしたということです。
県健康長寿推進課は「ご迷惑をおかけしたことをお詫びします。今後はメールを送るときに複数の職員で確認を行い、再発防止に努めます」とコメントしています。

引用元 NHK

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

(第20条)安全管理措置 パソコン利用教育(メール送信・添付ファイル送信ルール)

チェックリストにある要求ルール:

送信の相手先にあやまりはありませんか?
重要情報や個人情報をメールで送る時は,メール本文に記載せず、重要情報は添付ファイル形式にして、さらにパスワード保護するなどのように、重要情報の保護をしていますか?
メールに添付する場合、不要なファイルを添付していないか確認していますか?
電子メールの送信先に誤ったファイルが添付されていないか、ファイルを開いて確認してから送信していますか??
重要情報が含まれる電子メールを送る前には、送信アドレスを再確認していますか?自分以外の人にも確認をしてもらっていますか?。
複数の相手先への送信時はTOではなくBCCを使用していますか?
似たアドレスや似た名前の人のメールアドレスは、注意して確認していますか?
データ送信時に不要な個人情報が含まれていないことを、複数の人で確認していますか?
委託先にもまったく同じレベルで、個人情報の取扱い規則の周知徹底と監視監督をしていますか?
メーリングリストを使用する際、受信者が全員向けに返信してしまうことの防止処置をしていますか?

■ 推奨対策

対策:

メール誤送信は日常的に発生しているが、個人情報の漏えいは二次被害を伴うこともあり、強い決意で対策の実施を図らなければならない。
最近は、漏えいしたメールアドレスを使いマルウエアを送り込んだり、情報を吸い上げる、あるいは他人を錯誤させて重要情報を聞き出すなどの二次被害が多発している。メールを送るという行為自体に緊張感を持たなければ誤送信は防げない。送信する本人しか気づけない。
メール送信事故には、宛先間違い、添付間違い、BCC不作為、気づかずマルウエア拡散メール送信などリスクが複数あるので、本文を書いたら即送信、という態度を改めることが教育の最初に来るべき事項である

具体例:

たかがメール送信と考えず、認識を新たに教育の徹底をしつこく行うべきである。担当者も異動などで流動的であるはずなので、リスクを組織として認識しておかなければならない。
メール誤送信は組織の怠慢であるととらえて、組織のリスクマネージメント力を試されていると考えてた方がよい。

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