事故から学ぶ

名古屋市立小学校2校において、個人情報が含まれる児童個票ファイルの紛失事案が発生

事故概要

業種 行政の職員
発生時期 2022/5/26
漏えい人数 28
事故概要

1 事案の概要
<船方小学校>(熱田区)
令和4年5月26日に、担任が保護者に連絡するため、担当する学級の児童個票ファイル(28名分)を使用しようとしたところ、職員室の保管庫内に見当たらなかった。その後、職員室内をはじめ、教室や特別教室など校内を探したが、現在まで発見に至っておらず、捜索を続けている。当該学級の保護者に対しては、状況の説明及び謝罪を行っている。
<大宝小学校>(熱田区)
令和4年5月24日に、担任が、担当する学級の児童個票ファイル(21名分)を教室の児童机に置き忘れ、児童がそれを児童個票ファイルであると気付かずに自宅へ持ち帰った。
その後、児童の保護者がランドセルに入っていることに気付いて学校へ連絡をし、学校はすぐに回収に向かい保護者に謝罪した。当該学級の保護者に対しては、状況の説明及び謝罪を行っている。
2 当該書類に含まれる個人情報
在籍児童の氏名、生年月日、性別、現住所、自宅の電話番号、保護者氏名、保護者の勤務先、家族、緊急時における連絡先、自宅付近の略図、児童に関わる留意事項
3 再発防止
○ 児童個票ファイルを使用する場合は、使用前・使用後ともに、管理職等へ口頭で報告する。
○ 児童個票ファイルの色や種類を、他の公文書用ファイル等と区別できるようにする。
○ 管理職等が、保管場所である保管庫の毎日の開錠・施錠をする際に、児童個票ファイルがすべて揃っているかを確認し、管理体制の徹底を図る

引用元 名古屋市

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

(第20条)安全管理措置 作業ルールの徹底(電子機器を含む保管管理と情報漏えい防止、事務所内での紛失防止)

チェックリストにある要求ルール:

情報漏えい、盗難防止などの教育を定期的に実施していますか?
社内の整理整頓は徹底されていますか?
個人情報が記載されたを書類を、机の上に放置せず、書庫に保管し施錠するなど、漏えいを防止していますか?
事業所外で個人情報が記載された書類やPCなどを置いたまま、離籍していませんか?
個人情報を所定の保管庫から出し入れする際は、管理記録を個人名付きで記録していますか?また保管庫の施錠は2名以上で確認をしていますか?
許可を得ていないUSBなどの簡易型データ保存装置の、PCへの接続制限はかけていますか。
データが保存されているPCやファイルサーバから、USBなどにデータコピーが行われた場合、管理者に警告が出たり、ログが残るようにしていますか?
書類や書類の写しを勝手に持ち出せないように、教育の徹底と抜き打ち検査、書類保管場所の点検を不定期に実施していますか?
委託先にもまったく同じレベルで、個人情報の取扱い規則の周知徹底と監視監督をしていますか?
不正に持ち出した場合の罰則規定を設けていますか?

■ 推奨対策

対策:

個人情報保護法にある安全管理措置の重要管理ポイント違反で内部紛失は発生する。
ルールどおりのことがされたが見落としたというのであれば、慣れによる注意散漫と考えるべきで、それに応じた対策が必要となる。
PCや書類などの保管方法と当該書類を使用するときに発生するリスクが検知できないのは、危機意識がない証明でもある。毎回の施錠管理未実施も問題である。
持ち出しと返却の数量確認を行うのが常識であり、実施していないのであれば手抜きであり、職員も管理職もペナルティを負うべきである。

具体例:

多忙が理由で確認不足になるのはありがちないい訳である。しかし、それで個人情報を漏えいされたら困るので、重要管理ポイントという場面を作り、セルフチェックをさせるのが良い。ここでいうセルフチェックとは自らの仕事に自らコミットすることである。
書類は確実に戻した、PCは戻して管理表にチェックを入れた、というように管理ポイント毎に自分にコミットすることである。
各自がセルフコミットをすることが、組織全体として管理不全の解消になる。
セルフコミットには多忙だからスキップしたという言い訳ができない。あなた自身の仕事がいい加減である、という宣言につながるからである。

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