事故から学ぶ

本人確認書類の誤廃棄並びに紛失について 佐原信用金庫

事故概要

業種 民間企業
発生時期 2022/6/30
漏えい人数 2259
事故概要

このたび、当金庫におきまして、お客さまの本人確認に係る書類の誤廃棄並びに紛失が内部調査により判明いたしました。
お客さまの情報の厳格な管理が求められている金融機関において、このような事態が発生しましたことを深くお詫び申し上げます。
内部調査の結果、誤廃棄した書類については、保存期間が経過した他の書類とともに廃棄したものであり、外部に情報が流出した可能性は極めて低いものと考えております。また、紛失した書類については通常外部に持ち出すものではなく、誤って廃棄した可能性が高く、外部に情報が流出した可能性は極めて低いものと考えております。なお、これまでに本件の書類に関して、外部からのご連絡やお問い合わせは一切ありません。当金庫では、今回の事態を厳粛に受け止め、お客さまの情報の適正な取扱い、管理を全役職員へ徹底させ、再発防止に努めてまいります。

1.誤廃棄・紛失した書類の名称
⑴本人確認記録書
お客さまの本人確認を行ったことを記録した書類で、取引終了後7年間の保存義務があります。
⑵本人確認資料
運転免許証や健康保険証等の公的書類の写しで本人確認記録書に添付している書類です。
2.記載されている情報の内容
氏名、住所、生年月日、職業等。2259先
.今後の対応
対象のお客様には、法令に基づき改めてご本人であることの確認をさせていただく場合がございますので、ご理解賜りますようお願い申し上げます。

引用元 佐原信用金庫

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

(第20条)安全管理措置 作業ルールの徹底(電子機器を含む保管管理と情報漏えい防止、事務所内での紛失防止)

チェックリストにある要求ルール:

情報漏えい、盗難防止などの教育を定期的に実施していますか?
社内の整理整頓は徹底されていますか?
個人情報が記載されたを書類を、机の上に放置せず、書庫に保管し施錠するなど、漏えいを防止していますか?
事業所外で個人情報が記載された書類やPCなどを置いたまま、離籍していませんか?
個人情報を所定の保管庫から出し入れする際は、管理記録を個人名付きで記録していますか?また保管庫の施錠は2名以上で確認をしていますか?
許可を得ていないUSBなどの簡易型データ保存装置の、PCへの接続制限はかけていますか。
データが保存されているPCやファイルサーバから、USBなどにデータコピーが行われた場合、管理者に警告が出たり、ログが残るようにしていますか?
書類や書類の写しを勝手に持ち出せないように、教育の徹底と抜き打ち検査、書類保管場所の点検を不定期に実施していますか?
委託先にもまったく同じレベルで、個人情報の取扱い規則の周知徹底と監視監督をしていますか?
不正に持ち出した場合の罰則規定を設けていますか?

■ 推奨対策

対策:

個人情報保護法にある安全管理措置の重要管理ポイント違反で内部紛失は発生する。
ルールどおりのことがされたが見落としたというのであれば、慣れによる注意散漫と考えるべきで、それに応じた対策が必要となる。
PCや書類などの保管方法と当該書類を使用するときに発生するリスクが検知できないのは、危機意識がない証明でもある。毎回の施錠管理未実施も問題である。
持ち出しと返却の数量確認を行うのが常識であり、実施していないのであれば手抜きであり、職員も管理職もペナルティを負うべきである。

具体例:

多忙が理由で確認不足になるのはありがちないい訳である。しかし、それで個人情報を漏えいされたら困るので、重要管理ポイントという場面を作り、セルフチェックをさせるのが良い。ここでいうセルフチェックとは自らの仕事に自らコミットすることである。
書類は確実に戻した、PCは戻して管理表にチェックを入れた、というように管理ポイント毎に自分にコミットすることである。
各自がセルフコミットをすることが、組織全体として管理不全の解消になる。
セルフコミットには多忙だからスキップしたという言い訳ができない。あなた自身の仕事がいい加減である、という宣言につながるからである。

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