事故から学ぶ

個人情報の漏えいについて 東京都

事故概要

業種 行政の職員
発生時期 2022/6/21
漏えい人数 6
事故概要

インターネット経由で公文書情報を提供する公文書情報提供サービスにおいて、都民からの申請に基づき資料を提供したところ、提供資料中のマスキング部分(個人情報)が、特定の操作により確認可能となる状態だった事故が発生しましたのでお知らせします。
関係者の皆様には多大なご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます。

1 事故の概要
公文書情報提供サービスにおいて、都民からの申請に基づき提供した駒沢オリンピック公園総合運動場の整備に関する資料(PDFファイル)について、マスキングした個人情報が特定の操作により確認可能な状態でした。(名字6件)
なお、申請者(1名)のみ閲覧できる状態であり、他の被害がないことを確認しました。

2 事故の経緯
令和4年6月21日(火曜日)18時00分頃 申請者へPDFファイルを提供
令和4年6月28日(火曜日)17時00分頃 当局職員が気づき、判明
3 事故発生後の対応
令和4年6月29日(水曜日)16時00分頃、申請者へPDFファイルを削除するよう依頼し、申請者承諾
令和4年6月29日(水曜日)19時00分頃、該当する対象者全員へ謝罪を開始
4 発生原因と再発防止策
本件は、担当者がPDF化を行うに当たり、当該事象が発生することを認識しておらず、組織としてのチェック体制も不十分であったことが原因です。
今後は本事象が発生しない処理方法にて対応するとともに、関係部署に内容を周知し再発防止を図って参ります。

引用元 東京都

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

(第21条)従業者の監督 意識付け教育 ルールの徹底(情報の誤開示 放置防止)

チェックリストにある要求ルール:

採用の際に守秘義務や罰則規定があることを知らせるなど、従業者に秘密を守らせていますか?
社内にある個人情報を盗み出したり、売買したりしないように従業者に教育をしていますか?
社内にある個人情報を、直接業務に関係ない従業者が閲覧できないようにしていますか?また閲覧を禁止する教育をしていますか?
社内にある個人情報を無断で持ち出したり、コピーしないように、しっかりと指導していますか?
情報管理の大切さなどを定期的に説明するなどのように、従業者に意識付けを行っていますか?
外部からの個人情報に関する問い合わせに回答しないルールを徹底していますか。
個人情報は取得時にあらかじめ同意を得た利用目的の範囲で使用することを守っていますか。
個人情報に対する従業者の感度を高める教育をしていますか?感度を高めることがリスクに対する気づきを生み、事故を減らすことができます。
個人情報を含む書類を個人情報の所有者(本人)に渡す際、本人確認をし、その上で本人が要求しているもの、あるいは本人に渡すべき書類であることを確認していますか?
同姓同名の人に誤って送信送付したり、あるいは情報を取り違えてPCに入力したり、記載したりしていませんか?
個人情報が記載された書類の裏紙を使用していませんか?
会議資料、セミナ資料など、配布や送付する資料に個人情報が含まれていませんか?
委託先にもまったく同じレベルで、個人情報の取扱い規則の周知徹底と監視監督をしていますか?
出力して外部に渡す書類に不要な、あるいは間違った個人情報が印字されていないか確認しましたか?
個人情報が記載された書類を人目につくとことに放置していませんか?

■ 推奨対策

対策:

誤開示(語配布)は、漫然と仕事を進めた結果であるが、再発防止は管理面から考える必要がある。
ホームページへの誤掲載、同姓同名で書類を間違って公布したあるいは送付した、公布文書に余分な起債が残っていた、黒塗り開示したが読めてしまった、など漏えいリスクは多種多彩であるが、対策は「今後は注意します」の一言で終わってしまう。
それでいいのだろうか。

具体例:

多忙が理由で確認不足になるのはありがちないい訳である。しかし、それで個人情報を漏えいされたら困るので、重要管理ポイントという場面を作り、セルフチェックをさせるのが良い。ここでいうセルフチェックとは自らの仕事に自らコミットすることである。
左記に上げた様々な漏えいリスクに対する漏えい防止策に管理ポイントを設定し、ポイント毎に自分で自分に仕事の完了をコミットすることである。
各自がセルフコミットをすることが、組織全体として管理不全の解消になる。
セルフコミットには多忙だからスキップしたという言い訳ができない。あなた自身の仕事がいい加減である、という宣言につながるからである。

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