事故から学ぶ

個人番号カード申請サポート業務におけるSDカードの紛失 門真市

事故概要

業種 行政の職員
発生時期 2022/6/18
漏えい人数 1
事故概要

市民課が業務委託している個人番号カード申請サポート事業の出張会場において、市民1名の顔写真データが記録されているデジタルカメラ用のSDカード1枚の紛失が判明しました。

カードの所在については、現在調査中です。お心あたりのある方は下記連絡先までご連絡いただきますようお願いいたします。

概要

令和4(2022)年6月18日(土曜日)に実施した個人番号カード出張申請サポート会場(門真市三ツ島5丁目5番31号フレスポ門真南2階エレベータ横)にて、受託事業者の従事者がデジタルカメラで撮影したサポート対象の男性市民1名の顔写真が記録されているSDカード1枚を紛失したもの。

経緯

令和4(2022)年6月18日(土曜日)の午後2時過ぎに来場された男性市民1名の申請サポートのため、受託事業者の従事者が、申請書に用いる顔写真をデジタルカメラで撮影した後、別の従事者が写真印刷のためにSDカードを取り出そうとしたところ、カメラの中に入っていないことが判明しました。

その後、従事者の手荷物検査や周辺を捜索しましたが、SDカードは発見できませんでした。

当該SDカード内のデータは、写真印刷後に毎回消去しているため、ほかの市民の顔写真データは入っておりません。

原因

本来の運用では、写真撮影後にカメラからSDカードを取り出し、印刷機に入れて印刷をする手順ですが、当該市民へ申請書記入方法を説明することを優先したため、SDカードを取り出す作業が曖昧になり、所在が分からなくなったものです。

対応

事案発生時には、当該市民に対して、SDカードが見当たらず、別のカメラで撮影する旨を説明し、改めて撮影を行い、申請サポートは完了しております。

現在までSDカードの発見には至っておらず、所在について、引き続き調査を実施しております。

なお、紛失による被害の発生等は確認しておりません。

再発防止策

今後におきましては、受託事業者に対して、運用見直しや従事者への研修の実施など個人情報の安全管理措置の徹底を指導し、再発防止に努めてまいります。

当事者の方及び関係者の皆様にご迷惑、ご心配をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。

引用元 門真市

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

(第20条)安全管理措置(第21条)従業者の監督 作業ルールの徹底(電子データ、情報機器の紛失防止)

チェックリストにある要求ルール:

電子データの重要情報を社外へ持ち出す時は許可を得ていますか。持ち出しの記録を取っていますか?
電子データの持ち出し時にはパスワード保護や暗号化し、さらに肌身離さないなど、盗難や紛失の対策をしていますか?
PCの画面などを第三者に見える形で使用していませんか?
USBメモリは自動暗号化されるセキュリティータイプをしようしていますか?
USBは首からかけるストラップのような大きな印をつけて目立たせるなど紛失や置き忘れ防止策を講じていますか?
パソコンや業務携帯などの紛失防止教育を徹底していますか。
重要情報やPC,USB等が入ったカバンを持ち歩く必要がある場合は、肌身離さず持ち歩ることを身につくまで、徹底教育していますか?
携帯電話、スマートフォンの紛失と盗難を防止する物理的な対策を講じていますか?
委託先にもまったく同じレベルで、個人情報の取扱い規則の周知徹底と監視監督をしていますか?

■ 推奨対策

対策:

気づいたときには紛失していた、というのが紛失である。
防止策は、紛失しそうな場面を想定し予防策を全員に考えさせることが第一歩になる。
ああしろ、こうしろ、では記憶に残らない。紛失防止策は自分で自分にコミットすることが必須である。なくしそうなUSBは無くさないように頑張るのではなく、使わない、持ち出さないように自分の仕事の方法を変えることである。

具体例:

紛失事故がおきた場合は、組織の管理体制の不備という評価が下る。紛失防止に組織として何をすべきだったのか、これからなにをすべきかを全員で考えることである。考えなければ記憶に残らない。職場全体の紛失防止の意識の醸成教育を計って頂きたい。

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