事故から学ぶ

宮崎県宮崎市の小学校で個人情報流出

事故概要

業種 行政の職員
発生時期 2022/7/2
漏えい人数 1
事故概要

宮崎県宮崎市の市立小学校が、学校を欠席した児童の名前や理由など個人情報が書かれた文書を、1日、誤って保護者に一斉にメールしていたことが分かりました。

宮崎市教育委員会によりますと、1日午後、市内の市立小学校で、職員が電子メールを使って学校行事などを連絡する際、添付するファイルを誤り、欠席した児童の名前や理由など個人情報が書かれた文書を一斉送信したということです。

誤送信は、保護者からの問い合わせで発覚していて、学校では、発覚後、送信した保護者に謝罪と添付ファイルの削除を依頼しています。

当時、メールの添付作業は、担当する職員が1人で行っていて、市教育委員会では、市内すべての小中学校に、今後は複数の職員で作業にあたるよう指導するとしています。

今回の問題を受け、市教育委員会の西田幸一郎教育長は、「児童、保護者、市民の皆さまにご心配をおかけしたことをお詫びいたします、今後、再発防止に努めてまいります」とコメントしています。

引用元 TBS

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

(第20条)安全管理措置 パソコン利用教育(メール送信・添付ファイル送信ルール)

チェックリストにある要求ルール:

送信の相手先にあやまりはありませんか?
重要情報や個人情報をメールで送る時は,メール本文に記載せず、重要情報は添付ファイル形式にして、さらにパスワード保護するなどのように、重要情報の保護をしていますか?
メールに添付する場合、不要なファイルを添付していないか確認していますか?
電子メールの送信先に誤ったファイルが添付されていないか、ファイルを開いて確認してから送信していますか??
重要情報が含まれる電子メールを送る前には、送信アドレスを再確認していますか?自分以外の人にも確認をしてもらっていますか?。
複数の相手先への送信時はTOではなくBCCを使用していますか?
似たアドレスや似た名前の人のメールアドレスは、注意して確認していますか?
データ送信時に不要な個人情報が含まれていないことを、複数の人で確認していますか?
委託先にもまったく同じレベルで、個人情報の取扱い規則の周知徹底と監視監督をしていますか?
メーリングリストを使用する際、受信者が全員向けに返信してしまうことの防止処置をしていますか?

■ 推奨対策

対策:

メール誤送信は日常的に発生しているが、個人情報の漏えいは二次被害を伴うこともあり、強い決意で対策の実施を図らなければならない。
最近は、漏えいしたメールアドレスを使いマルウエアを送り込んだり、情報を吸い上げる、あるいは他人を錯誤させて重要情報を聞き出すなどの二次被害が多発している。メールを送るという行為自体に緊張感を持たなければ誤送信は防げない。送信する本人しか気づけない。
メール送信事故には、宛先間違い、添付間違い、BCC不作為、気づかずマルウエア拡散メール送信などリスクが複数あるので、本文を書いたら即送信、という態度を改めることが教育の最初に来るべき事項である

具体例:

たかがメール送信と考えず、認識を新たに教育の徹底をしつこく行うべきである。担当者も異動などで流動的であるはずなので、リスクを組織として認識しておかなければならない。
メール誤送信は組織の怠慢であるととらえて、組織のリスクマネージメント力を試されていると考えてた方がよい。

ご入会のお手続きはこちら

会費のお支払い方法は、クレジットカード払いと口座振替の2種類お選びいただけます。 (会費のお支払方法により、入会手続きが異なります。) 詳しくは、「ご入会の流れについて」をご確認ください。