事故から学ぶ

新潟県「返信用の封筒を入れ間違えた」個人情報が漏洩【新潟】

事故概要

業種 行政の職員
発生時期 2022/6/22
漏えい人数 1
事故概要

新潟県三条地域振興局地域整備部は1日、個人情報が記載された交通事故の書類を事故とは関係のない会社に誤って送付したと発表しました。

6月22日、三条地域振興局地域整備部の職員が管内で発生した自損事故に関する書類を事故を起こした人に送付する際、誤って事故に関係のない建設会社の宛先が記載された返信用の封筒とともに発送。

封筒を受け取った人が建設会社の宛先の返信用封筒を使って書類を返送し、個人情報が漏洩しました。

この書類には住所・氏名・職業・連絡先のほか、事故の日時や場所なども記載されていたということです。

三条地域振興局地域整備部は「個人情報を含む書類を封筒に封入する際には返信用封筒のあて先を含め複数人での確認を徹底する」としています。

引用元 新潟総合テレビ

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

(第20条)安全管理措置
(第21条)従業者の監督 作業ルールの徹底(郵送・宅配の誤送付防止)

チェックリストにある要求ルール:

個人情報を含む重要情報を出力、郵送送付や宅配をする場合、本当に送付する必要があるか、同封書類に誤りがないか、不要な情報が含まれていないか、送付先に誤りがないか作業者と確認者の二重で確認をしていますか。送付記録をつけていますか?
個人情報を同封する場合、封筒の宛名と同封書類の個人情報を突き合わせ、誤封入と誤送信を防止していますか?
個人情報を郵送する場合、書留などの追跡可能な郵便を利用していますか。
個人情報を郵送する場合、直接郵便窓口に持参するなど、郵便局への引き渡しを確実なものにしていますか?
圧着ハガキは裏面が剥がれにくい秘密保持に適したタイプを選択していますか?
委託先にもまったく同じレベルで、個人情報の取扱い規則の周知徹底と監視監督をしていますか?
間違えのある宛名シールの上に別の人の宛名シールを貼らないでください。はがすと前の人の宛名が見えることがあります。

■ 推奨対策

対策:

個人情報を扱う現場の作業では、あらゆるところで個人情報漏えいのリスクがある。
今回の例もその典型である。紙を紛失するな、USBは使うな、メールアドレスは間違えるな、など防止策の指示はたくさん飛ぶが、郵送や宅配サービス利用もリスクがある。

具体例:

事例で挙げられるのは、宛先と内容物のずれ、送付先違い、個人情報を記載した不要な送付物の混入、郵便不着、宅配サービス不着など、漏えいリスクは複数あるので、日常業務だといえども丁寧に仕事をすべきである。
自分の手から離れた後にもリスクがあるので、到着を確認する手間を惜しまないことである。

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