事故から学ぶ

委託事業における個人情報漏えいについて 三浦市

事故概要

業種 行政の職員
発生時期 2022/6/13
漏えい人数 3
事故概要

公表日
令和4年6月20日
公表の内容
三浦市が実施する「ふるさと納税支援業務」(受託者:(一社)三浦市観光協会)において、個人情報の漏えいがありましたので、下記のとおり概要をお知らせします。
関係者の皆さまに多大なご迷惑をお掛けしたことを深くお詫びしますとともに、再発防止に努めてまいります。
概要
令和4年6月13日、受託者から3名のふるさと納税寄附申込者に対して、送付状及び郵便振替用紙を郵送しました。
令和4年6月16日、受託者あてに寄附申込者のご家族から「同封の郵便振替用紙の氏名等が他人のものとなっている」との連絡があり、誤送付が判明しました。
その日のうちに受託者から他の2名の方にも経緯のご説明と謝罪を行いました。
なお、郵便振替用紙に記載されていた内容は、住所、氏名、電話番号、寄附金額です。
原因
封入の際の送付状と郵便振替用紙の宛名の確認不足によるものです。
再発防止策
作業手順書を作成し、封入書類の確認の徹底を図ります。

引用元 三浦市

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

(第20条)安全管理措置
(第21条)従業者の監督 作業ルールの徹底(郵送・宅配の誤送付防止)

チェックリストにある要求ルール:

個人情報を含む重要情報を出力、郵送送付や宅配をする場合、本当に送付する必要があるか、同封書類に誤りがないか、不要な情報が含まれていないか、送付先に誤りがないか作業者と確認者の二重で確認をしていますか。送付記録をつけていますか?
個人情報を同封する場合、封筒の宛名と同封書類の個人情報を突き合わせ、誤封入と誤送信を防止していますか?
個人情報を郵送する場合、書留などの追跡可能な郵便を利用していますか。
個人情報を郵送する場合、直接郵便窓口に持参するなど、郵便局への引き渡しを確実なものにしていますか?
圧着ハガキは裏面が剥がれにくい秘密保持に適したタイプを選択していますか?
委託先にもまったく同じレベルで、個人情報の取扱い規則の周知徹底と監視監督をしていますか?
間違えのある宛名シールの上に別の人の宛名シールを貼らないでください。はがすと前の人の宛名が見えることがあります。

■ 推奨対策

対策:

個人情報を扱う現場の作業では、あらゆるところで個人情報漏えいのリスクがある。
今回の例もその典型である。紙を紛失するな、USBは使うな、メールアドレスは間違えるな、など防止策の指示はたくさん飛ぶが、郵送や宅配サービス利用もリスクがある。

具体例:

事例で挙げられるのは、宛先と内容物のずれ、送付先違い、個人情報を記載した不要な送付物の混入、郵便不着、宅配サービス不着など、漏えいリスクは複数あるので、日常業務だといえども丁寧に仕事をすべきである。
自分の手から離れた後にもリスクがあるので、到着を確認する手間を惜しまないことである。

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