事故から学ぶ

追加調査で文書保存箱の紛失や誤廃棄が判明、あわせて5箱に – 静岡市

事故概要

業種 行政の職員
発生時期 2022/5/24
漏えい人数 6200
事故概要

静岡市は、住民票交付請求書や印鑑登録証明書交付請求書などが入った保存箱が所在不明となっていることを明らかにした。
同市によれば、清水区役所と葵区役所において、個人情報含む文書が所在不明となっているもの。
同市では5月に住民票や戸籍証明の請求時に提出する「住民票の写し等交付請求書(申出書)」や「戸籍等証明交付請求書」などを保存していた保存箱2箱の紛失を公表しており、各区役所における文書の保管状況をあらためて調査したところ、あらたな紛失が判明した。
清水区役所では、住民票写しなどの交付請求書約6200人分の紛失が5月17日に判明。2021年7月および8月分、同年11月および12月分のあわあせて2箱で、請求書には氏名、住所、電話番号、世帯主の氏名と住所が記載されていた。誤って廃棄した可能性が高いと説明している。
また葵区役所では、2020年1月から3月分の印鑑登録証明書交付申請書が入った保存箱1箱を誤廃棄していたことが5月24日に判明した。対象となる申請者は約5000人で、氏名、住所、生年月日、印鑑登録番号が記載されている。

引用元 静岡市

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

(第20条)安全管理措置 作業ルールの徹底(電子機器を含む保管管理と情報漏えい防止、事務所内での紛失防止)

チェックリストにある要求ルール:

情報漏えい、盗難防止などの教育を定期的に実施していますか?
社内の整理整頓は徹底されていますか?
個人情報が記載されたを書類を、机の上に放置せず、書庫に保管し施錠するなど、漏えいを防止していますか?
事業所外で個人情報が記載された書類やPCなどを置いたまま、離籍していませんか?
個人情報を所定の保管庫から出し入れする際は、管理記録を個人名付きで記録していますか?また保管庫の施錠は2名以上で確認をしていますか?
許可を得ていないUSBなどの簡易型データ保存装置の、PCへの接続制限はかけていますか。
データが保存されているPCやファイルサーバから、USBなどにデータコピーが行われた場合、管理者に警告が出たり、ログが残るようにしていますか?
書類や書類の写しを勝手に持ち出せないように、教育の徹底と抜き打ち検査、書類保管場所の点検を不定期に実施していますか?
委託先にもまったく同じレベルで、個人情報の取扱い規則の周知徹底と監視監督をしていますか?
不正に持ち出した場合の罰則規定を設けていますか?

■ 推奨対策

対策:

個人情報保護法にある安全管理措置の重要管理ポイント違反で内部紛失は発生する。
ルールどおりのことがされたが見落としたというのであれば、慣れによる注意散漫と考えるべきで、それに応じた対策が必要となる。
PCや書類などの保管方法と当該書類を使用するときに発生するリスクが検知できないのは、危機意識がない証明でもある。毎回の施錠管理未実施も問題である。
持ち出しと返却の数量確認を行うのが常識であり、実施していないのであれば手抜きであり、職員も管理職もペナルティを負うべきである。

具体例:

多忙が理由で確認不足になるのはありがちないい訳である。しかし、それで個人情報を漏えいされたら困るので、重要管理ポイントという場面を作り、セルフチェックをさせるのが良い。ここでいうセルフチェックとは自らの仕事に自らコミットすることである。
書類は確実に戻した、PCは戻して管理表にチェックを入れた、というように管理ポイント毎に自分にコミットすることである。
各自がセルフコミットをすることが、組織全体として管理不全の解消になる。
セルフコミットには多忙だからスキップしたという言い訳ができない。あなた自身の仕事がいい加減である、という宣言につながるからである。

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