事故から学ぶ

川崎市、業者ミスで個人情報含む電子申請データ消失

事故概要

業種 行政の職員
発生時期 2022/4/22
漏えい人数 3788
事故概要

本市の電子申請の一部である「川崎市簡易版電子申請サービス」で使用している「LoGoフォーム」について、運営者である株式会社トラストバンク(以下「トラストバンク社」という。)の人的ミスにより、同社のサーバ上に保存されている画像等の添付ファイルの一部が消失したことが判明しました。
利用者の皆様に御迷惑をお掛けしておりますことを、深くお詫び申し上げます。
1 電子申請における障害の発生内容
(1)概要
・ 消失した情報: 4 月 21 日 22 時 00 分頃から 5 月 20 日 17 時 35 分頃までの期間、LoGo フォームを利用して申請した手続等における添付ファイルの一部※ 「ネット窓口かわさき」で電子申請した手続には影響ありません。
・ 消失した添付ファイルには、個人情報が含まれているものがありますが、不正アクセス等外部からの攻撃はなく、外部への情報流出の可能性はありません。
(2)主な経過
5 月 20 日(金)17:25 頃 トラストバンク社で障害を検知
5 月 20 日(金)19:54 本市組織メールに障害発生の通知(閉庁時間のため本市側は認識できず)
5 月 23 日(月)8:30 頃 トラストバンク社から本市に対し障害発生の電話連絡 本市への影響について調査開始
5 月 27 日(金)10:53 本業務受託者(LoGo フォーム販売代理店)の株式会社ワイイーシーソリューションズ及びトラストバンク社から障害報告書を受領
2 本市への影響と対応
・ トラストバンク社のサーバ上で添付ファイルが消失した 3,788 件に関する本市への影響を調査した結果、本市側でサーバからダウンロードしておらず添付ファイルが消失した件数は 281 件、うち再提出をお願いするなど市民に影響があるものは 161 件です(該当する手続は別紙参照)。
・ 添付ファイルの再提出をお願いする場合は、利用者が登録したメールアドレス等に対し、本市から個別に連絡をさせていただいております。
うち市民に影響があるもの
3,788件 (100%) 3,507件 (92.6%) 281件 (7.4%) 161件 (4.3%)
サーバから添付ファ イルが消失した手続等の件数
ダウンロードしておらず添付ファイルが消失し た手続等の件数
消失前に添付ファイルをダウンロード済みの手続等の件数
3 原因
・ トラストバンク社が作業の設定を誤り、新たに構築するバッチサーバにある空のフォルダを同期元としてファイル保管サーバを同期したため、ファイル保管サーバ内のファイルの一部が消失
・ トラストバンク社において行っていた一次バックアップは、リアルタイムに同期を行っていることから、データ消失の発生とほぼ同時にデータが消失。二次バックアップについては、本来毎日行うべきところできておらず、4 月 21 日 22 時時点のバックアップまでの復元にとどまった。
4 再発防止策
委託契約先である株式会社ワイイーシーソリューションズに対し、本来するべき二次バックアップの励行厳守のほか、本事案発生の原因であるバッチサーバのプログラムの同期方式やバックアップ方式の改善によりトラストバンク社が LoGo フォームの安定的な運用を行うよう、指導・監督を強化し、再発防止に努めるとともに、本市への障害発生時緊急連絡経路の複数化を速やかに講じます。

引用元 川崎市

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

(第20条)安全管理措置 作業ルールの徹底(廃棄・誤廃棄防止)

チェックリストにある要求ルール:

重要情報を廃棄する場合は、書類は細断したり、データは消去ツールを使ったりするなどのように、重要情報が読めなくなるような物理破壊処分をしていますか?
廃棄した記録を取っていますか?
破壊廃棄には立ち会っていますか?
廃棄対象外の書類や情報が混ざっていないか、台帳と照合するなどの方法で確認していますか?確認はダブルチェックしていますか?
委託先にもまったく同じレベルで、個人情報の取扱い規則の周知徹底と監視監督をしていますか?

■ 推奨対策

対策:

電子機器廃棄時の物理破壊は、保存していたデータ内容によっては絶対必須であり、ようやく指針がおいついてきたところである。物理破壊の程度は、PCに挿入装着できない状態にする程度で効果がある。
紙書類、CD,DVDはシュレッター破砕が必須である。
特に紙書類は貯めたらシュレッター作業が面倒になり、破砕せずに破棄するケースが目立つので毎月、あるいは毎回破砕する社内文化を作ること。

具体例:

・シュレッダーは最低月1回行う
・重要書類の廃棄は、貯めずに都度シュレッダーにより粉砕処理する
・シュレッダー中は、機械や対象書類の前から離れない。(たとえ上司に呼ばれても)
・電子機器は金槌で叩き壊すのが望ましい。これも貯めたら面倒なのでマメに行う必要がある。デスクトップは筐体が大きいが電子部品は取り外しやすいので、取り外して金槌で破砕してから専門業者に引き取らせると良い。USBなども同様に破砕すること

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