事故から学ぶ

個人情報(メールアドレス)の漏えいについて 東京都

事故概要

業種 行政の職員
発生時期 2022/5/20
漏えい人数 1615
事故概要

東京都の医療機器産業への参入支援事業を受託している日本コンベンションサービス株式会社において、個人情報を漏えいさせる事故が発生しましたのでお知らせします。
関係者の皆様に多大なご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます。
今後、再発防止に向け、より一層の情報管理を徹底してまいります。

1 事故の概要
令和4年5月20日(金曜日)に、日本コンベンションサービス株式会社が、医療機器産業への参入支援に関するイベントを案内するメールマガジンを送付する際、宛先欄に複数のメールアドレスが入力され送信してしまった。

(1)発生時期
令和4年5月20日(金曜日)13時24分

(2)発生理由
プログラム改修のシステムの不具合

(3)漏えいした個人情報
個人名が識別できるものも含めメールアドレス1615件

2 経緯
令和4年5月20日(金曜日)13時24分
メールマガジンの配信開始
同日14時08分
メールを受信した方からの連絡により、当該事故が判明
現在のところ、二次被害の報告はなし
3 事故発生後の対応
5月20日(金曜日)19時28分以降順次、メールアドレス1615件宛に、日本コンベンションサービス株式会社が当該メールの削除依頼とお詫びをメールにより連絡するとともに、電話にてお詫びする。

4 再発防止策
以下の取組により、個人情報を含む情報の適切な取扱いについて、更なる徹底を図り、再発防止に努めてまいります。

日本コンベンションサービス株式会社が、個人情報の取扱い及び情報管理の徹底等について、職員全員に臨時研修を速やかに実施するなど、情報セキュリティ対策の確認を徹底する。
また、システム改修において、今後テスト環境を整えた上で、一定のルールに基づきテストを確実に行うなど、情報セキュリティ対策を強化する。

引用元 東京都

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

(第20条)安全管理措置 パソコン利用教育(メール送信・添付ファイル送信ルール)

チェックリストにある要求ルール:

送信の相手先にあやまりはありませんか?
重要情報や個人情報をメールで送る時は,メール本文に記載せず、重要情報は添付ファイル形式にして、さらにパスワード保護するなどのように、重要情報の保護をしていますか?
メールに添付する場合、不要なファイルを添付していないか確認していますか?
電子メールの送信先に誤ったファイルが添付されていないか、ファイルを開いて確認してから送信していますか??
重要情報が含まれる電子メールを送る前には、送信アドレスを再確認していますか?自分以外の人にも確認をしてもらっていますか?。
複数の相手先への送信時はTOではなくBCCを使用していますか?
似たアドレスや似た名前の人のメールアドレスは、注意して確認していますか?
データ送信時に不要な個人情報が含まれていないことを、複数の人で確認していますか?
委託先にもまったく同じレベルで、個人情報の取扱い規則の周知徹底と監視監督をしていますか?
メーリングリストを使用する際、受信者が全員向けに返信してしまうことの防止処置をしていますか?

■ 推奨対策

対策:

メール誤送信は日常的に発生しているが、個人情報の漏えいは二次被害を伴うこともあり、強い決意で対策の実施を図らなければならない。
最近は、漏えいしたメールアドレスを使いマルウエアを送り込んだり、情報を吸い上げる、あるいは他人を錯誤させて重要情報を聞き出すなどの二次被害が多発している。メールを送るという行為自体に緊張感を持たなければ誤送信は防げない。送信する本人しか気づけない。
メール送信事故には、宛先間違い、添付間違い、BCC不作為、気づかずマルウエア拡散メール送信などリスクが複数あるので、本文を書いたら即送信、という態度を改めることが教育の最初に来るべき事項である

具体例:

たかがメール送信と考えず、認識を新たに教育の徹底をしつこく行うべきである。担当者も異動などで流動的であるはずなので、リスクを組織として認識しておかなければならない。
メール誤送信は組織の怠慢であるととらえて、組織のリスクマネージメント力を試されていると考えてた方がよい。

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