事故から学ぶ

個人情報(メールアドレス)の漏えいについて 東京都

事故概要

業種 行政の職員
発生時期 2022/5/17
漏えい人数 592
事故概要

東京都の技能検定試験に関する業務を行う東京都職業能力開発協会において、個人情報を漏えいさせる事故が発生しましたのでお知らせします。
関係者の皆様に多大なご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます。
今後、再発防止に向け、より一層の情報管理を徹底してまいります。

1 事故の概要
令和4年5月17日(火曜日)に、東京都職業能力開発協会において、技能検定試験に関する通知を外国人技能実習の監理団体に対してメールで送付する際、事務担当者が誤ってメールアドレスをBCC欄ではなく、CC欄に入力し、一斉送信してしまった。

(1)発生時期
令和4年5月17日(火曜日)午後2時41分

(2)発生場所
東京都職業能力開発協会

(3)漏えいした個人情報
個人名が識別できるメールアドレス207件

2 経緯
令和4年5月17日(火曜日)午後2時41分
592名・団体に対して、事務担当者がメール送信した際、メールアドレスをCC欄に入力して一斉送信
同日午後3時30分頃
メールを受信した方からの連絡により、当該事故が判明
現在のところ、二次被害の報告はなし
3 事故発生後の対応
5月17日(火曜日)午後4時54分以降順次、メールにより592名・団体全員に、当該メールの削除依頼とお詫びを連絡

4 再発防止策
以下の取組により、個人情報を含む情報の適切な取扱いについて、更なる徹底を図り、再発防止に努めてまいります。

東京都職業能力開発協会において、個人情報の取扱い及び情報管理の徹底等について、職員全員に臨時研修を速やかに実施するなど、情報セキュリティ対策の確認を徹底するとともに、誤送信防止に向けたシステムを導入するなど情報セキュリティ対策を強化
外部の複数の宛先に対してメール送信する必要がある際には、BCC欄に入力したうえで、送信前に複数の職員でチェックすることを徹底

引用元 東京都

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

(第20条)安全管理措置 パソコン利用教育(メール送信・添付ファイル送信ルール)

チェックリストにある要求ルール:

送信の相手先にあやまりはありませんか?
重要情報や個人情報をメールで送る時は,メール本文に記載せず、重要情報は添付ファイル形式にして、さらにパスワード保護するなどのように、重要情報の保護をしていますか?
メールに添付する場合、不要なファイルを添付していないか確認していますか?
電子メールの送信先に誤ったファイルが添付されていないか、ファイルを開いて確認してから送信していますか??
重要情報が含まれる電子メールを送る前には、送信アドレスを再確認していますか?自分以外の人にも確認をしてもらっていますか?。
複数の相手先への送信時はTOではなくBCCを使用していますか?
似たアドレスや似た名前の人のメールアドレスは、注意して確認していますか?
データ送信時に不要な個人情報が含まれていないことを、複数の人で確認していますか?
委託先にもまったく同じレベルで、個人情報の取扱い規則の周知徹底と監視監督をしていますか?

■ 推奨対策

対策:

メール誤送信は日常的に発生しているが、個人情報の漏えいは二次被害を伴うこともあり、強い決意で対策の実施を図らなければならない。
最近は、漏えいしたメールアドレスを使いマルウエアを送り込んだり、情報を吸い上げる、あるいは他人を錯誤させて重要情報を聞き出すなどの二次被害が多発している。メールを送るという行為自体に緊張感を持たなければ誤送信は防げない。送信する本人しか気づけない。
メール送信事故には、宛先間違い、添付間違い、BCC不作為、気づかずマルウエア拡散メール送信などリスクが複数あるので、本文を書いたら即送信、という態度を改めることが教育の最初に来るべき事項である

具体例:

たかがメール送信と考えず、認識を新たに教育の徹底をしつこく行うべきである。担当者も異動などで流動的であるはずなので、リスクを組織として認識しておかなければならない。
メール誤送信は組織の怠慢であるととらえて、組織のリスクマネージメント力を試されていると考えてた方がよい。

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