事故から学ぶ

個人情報(氏名及びメールアドレス)の漏えいについて 佐那河内村

事故概要

業種 行政の職員
発生時期 2022/5/2
漏えい人数 137
事故概要

この度,佐那河内村住民税務課におきまして,個人情報を漏えいさせる事案が発生いたしました。関係者の皆様におかれましては,多大なるご迷惑をおかけし,心よりお詫び申し上げます。
村といたしましては,このような事態を招いたことを深く反省するとともに,再発防止に努めてまいります。
1事案の概要
(1)経緯
令和4年5月2日(月)19時53分
「ふるさと住民票」に登録をされている方のうち137名にメールを送信したところ,本来ならば「BCC」にて送信するべきところを,誤って他の宛先が表示されてしまう「TO」にて送信したもの。
※うち6名については送達されず。
(2)漏えいした個人情報
合計137名分の氏名及びメールアドレス
2事案発生後の対応
当該メールを受信された方については,5月3日にお詫びとメール削除依頼についてのメールを送信するとともに,電話連絡の可能な方については,電話にてお詫びしています。また,当該メールを受信されなかった6名の方については,同内容の文書を郵便にて5月3日に発送しました。
3再発防止策
(1)村職員に対する個人情報保護に関する研修を実施し,再発防止を図ります。
(2)個人情報を取り扱う際のダブルチェックを徹底します。

引用元 佐那河内村役場

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

‘(第20条)安全管理措置 パソコン利用教育(メール送信・添付ファイル送信ルール)

チェックリストにある要求ルール:

送信の相手先にあやまりはありませんか?
重要情報や個人情報をメールで送る時は,メール本文に記載せず、重要情報は添付ファイル形式にして、さらにパスワード保護するなどのように、重要情報の保護をしていますか?
メールに添付する場合、不要なファイルを添付していないか確認していますか?
電子メールの送信先に誤ったファイルが添付されていないか、ファイルを開いて確認してから送信していますか??
重要情報が含まれる電子メールを送る前には、送信アドレスを再確認していますか?自分以外の人にも確認をしてもらっていますか?。
複数の相手先への送信時はTOではなくBCCを使用していますか?
似たアドレスや似た名前の人のメールアドレスは、注意して確認していますか?
データ送信時に不要な個人情報が含まれていないことを、複数の人で確認していますか?
委託先にもまったく同じレベルで、個人情報の取扱い規則の周知徹底と監視監督をしていますか?

■ 推奨対策

対策:

メール誤送信は日常的に発生しているが、個人情報の漏えいは二次被害を伴うこともあり、強い決意で対策の実施を図らなければならない。
最近は、漏えいしたメールアドレスを使いマルウエアを送り込んだり、情報を吸い上げる、あるいは他人を錯誤させて重要情報を聞き出すなどの二次被害が多発している。メールを送るという行為自体に緊張感を持たなければ誤送信は防げない。送信する本人しか気づけない。
メール送信事故には、宛先間違い、添付間違い、BCC不作為、気づかずマルウエア拡散メール送信などリスクが複数あるので、本文を書いたら即送信、という態度を改めることが教育の最初に来るべき事項である

具体例:

たかがメール送信と考えず、認識を新たに教育の徹底をしつこく行うべきである。担当者も異動などで流動的であるはずなので、リスクを組織として認識しておかなければならない。
メール誤送信は組織の怠慢であるととらえて、組織のリスクマネージメント力を試されていると考えてた方がよい。

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