事故から学ぶ

添付ファイル違いによる個人情報の漏えいについてのお知らせ おりべネットワーク株式会社

事故概要

業種 民間企業
発生時期 2022/4/14
漏えい人数 29
事故概要

この度、社内事務作業の過程において、お客様情報を漏えいする事案が発生いたしました。
これまでの経緯と弊社の対応につきまして、次の通りご報告いたします。お客様にはご心配とご迷惑をおかけいたしましたこと、深くお詫び申し上げます。
1.発生日
2022 年 4 月 14 日(木)
2.漏えいした内容とその件数
・お客様氏名/住所/電話番号
なお、上記以外の個人情報は含まれておりません。
・29 件の漏えい
3.経緯
取引先 1 件へのメール送信時に、本来送付するファイルではなく、お客様の申込情報が記載されたファイルを誤って添付し、送付いたしました。同日、従業員により判明し、直ちに取引先に連絡し、メール削除など二次漏洩を防止する措置を講じております。
現在のところ、二次漏洩は発生しておりません。また所轄機関への届け出も実施いたしました。
4.お客様への対応
本件によりご迷惑をおかけしたお客様に対しましては、電話にてお詫びと説明を行いました。
5.再発防止に向けての取り組み
本件に関する全従業員への周知徹底は勿論のこと、メール送信作業の手順と確認体制などを見直し、再発防止に取り組んでまいります。

引用元 おりべネットワーク株式会社

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

‘(第20条)安全管理措置 パソコン利用教育(メール送信・添付ファイル送信ルール)

チェックリストにある要求ルール:

重要情報や個人情報をメールで送る時は,メール本文に記載せず、重要情報は添付ファイル形式にして、さらにパスワード保護するなどのように、重要情報の保護をしていますか?
メールに添付する場合、不要なファイルを添付していないか確認していますか?
電子メールの送信先に誤ったファイルが添付されていないか、ファイルを開いて確認してから送信していますか??
重要情報が含まれる電子メールを送る前には、送信アドレスを再確認していますか?自分以外の人にも確認をしてもらっていますか?。
複数の相手先への送信時はTOではなくBCCを使用していますか?
似たアドレスや似た名前の人のメールアドレスは、注意して確認していますか?
データ送信時に不要な個人情報が含まれていないことを、複数の人で確認していますか?
委託先にもまったく同じレベルで、個人情報の取扱い規則の周知徹底と監視監督をしていますか?

■ 推奨対策

対策:

メール誤送信は日常的に発生しているが、個人情報の漏えいは二次被害を伴うこともあり、強い決意で対策の実施を図らなければならない。
最近は、漏えいしたメールアドレスを使いマルウエアを送り込んだり、情報を吸い上げる、あるいは他人を錯誤させて重要情報を聞き出すなどの二次被害が多発している。メールを送るという行為自体に緊張感を持たなければ誤送信は防げない。送信する本人しか気づけない。
メール送信事故には、宛先間違い、添付間違い、BCC不作為、気づかずマルウエア拡散メール送信などリスクが複数あるので、本文を書いたら即送信、という態度を改めることが教育の最初に来るべき事項である

具体例:

たかがメール送信と考えず、認識を新たに教育の徹底をしつこく行うべきである。担当者も異動などで流動的であるはずなので、リスクを組織として認識しておかなければならない。
メール誤送信は組織の怠慢であるととらえて、組織のリスクマネージメント力を試されていると考えてた方がよい。

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