事故から学ぶ

兵庫県立大が大学院生136人分の個人情報を送信ミス 履修状況や成績など職員向け名簿を学生に

事故概要

業種 行政の職員
発生時期 2022/4/15
漏えい人数 136
事故概要

兵庫県立大は15日、環境人間学研究科の大学院生136人分の履修状況や成績などが掲載された名簿を、同科博士前期課程の1、2年生45人に誤送信したと発表した。教員らがすぐに削除を依頼し、現時点で外部への流出や苦情などは確認されていないとしている。同大によると、名簿は2019年度から22年度に在籍した大学院生(卒業生含む)のもので、氏名、性別や国籍・出身地なども記載されていた。12日午後1時ごろ、職員が学生に履修案内のメールを送信した際、職員向けに送信する名簿を誤って添付していたという。

引用元 神戸新聞

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

‘(第20条)安全管理措置 パソコン利用教育(メール送信・添付ファイル送信ルール)

チェックリストにある要求ルール:

重要情報や個人情報をメールで送る時は,メール本文に記載せず、重要情報は添付ファイル形式にして、さらにパスワード保護するなどのように、重要情報の保護をしていますか?
メールに添付する場合、不要なファイルを添付していないか確認していますか?
電子メールの送信先に誤ったファイルが添付されていないか、ファイルを開いて確認してから送信していますか??
重要情報が含まれる電子メールを送る前には、送信アドレスを再確認していますか?自分以外の人にも確認をしてもらっていますか?。
複数の相手先への送信時はTOではなくBCCを使用していますか?
似たアドレスや似た名前の人のメールアドレスは、注意して確認していますか?
データ送信時に不要な個人情報が含まれていないことを、複数の人で確認していますか?
委託先にもまったく同じレベルで、個人情報の取扱い規則の周知徹底と監視監督をしていますか?

■ 推奨対策

対策:

メール誤送信は日常的に発生しているが、個人情報の漏えいは二次被害を伴うこともあり、強い決意で対策の実施を図らなければならない。
最近は、漏えいしたメールアドレスを使いマルウエアを送り込んだり、情報を吸い上げる、あるいは他人を錯誤させて重要情報を聞き出すなどの二次被害が多発している。メールを送るという行為自体に緊張感を持たなければ誤送信は防げない。送信する本人しか気づけない。
メール送信事故には、宛先間違い、添付間違い、BCC不作為、気づかずマルウエア拡散メール送信などリスクが複数あるので、本文を書いたら即送信、という態度を改めることが教育の最初に来るべき事項である

具体例:

たかがメール送信と考えず、認識を新たに教育の徹底をしつこく行うべきである。担当者も異動などで流動的であるはずなので、リスクを組織として認識しておかなければならない。
メール誤送信は組織の怠慢であるととらえて、組織のリスクマネージメント力を試されていると考えてた方がよい。

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