事故から学ぶ

預金口座に関する申込書等及び伝票綴りの紛失について 鹿児島相互信用金庫

事故概要

業種 民間企業
発生時期 2022/3/25
漏えい人数 25789
事故概要

このたび、誠に遺憾ながら当金庫が保有しているお客さま情報が記載された下記の書類を紛失していることが判明いたしました。
令和3年5月、過去の預金申込書の保管状況に係る調査を行う中で、所定の場所に保管されていない口座が発見されたため、他に同様の事象がないか営業店及び本部に保管している全ての預金申込書等の保管状況について自主的に点検を行ったところ今回の事象が判明したものであります。
情報管理の重要性に関しましては、従前より金庫内に徹底を図ってまいりましたが、このような事態を招き、誠に申し訳なく、深くお詫び申し上げます。
今回の事態を真摯に受け止め、お客さま情報の管理に関しまして、ペーパーレス化を含む事務手続きの見直しや職員教育を継続的に行っていくことにより、お客さま情報の漏えい・紛失防止に最善の努力を行ってまいります。
なお、該当のお客さまの預金については、これまで同様に、預金通帳・証書及び預金者ご本人さまであることを確認させていただく書類をもとに、解約・払い出しをさせていただきます。また、出資金の譲渡に関しましては、会員ご本人さまであることを確認のうえ譲渡手続きをさせていただいておりますので、どうぞご安心ください。
1.預金口座に関する申込書等の紛失
紛失した書類
預金申込書(普通預金、当座預金、納税準備預金、定期預金、プラン積立定期預金、定期積金等)、出資金申込書
件数
預金申込書:推定8,837先、8,945枚
(うち睡眠口座申込書※:7,164枚含む)
出資金申込書:推定6,330先、10,622枚
※睡眠預金とは、一定期間(原則10年間)以上口座に動きがなく、通常の預金とは別に整理・管理していた口座です。
紛失の経緯等
令和3年5月、一定期間動きがない口座の預金申込書の保管状況について作業を行うなかで、所定の場所に保管されていない口座が発見されたため、全店及び本部に保管している全ての預金、出資金の申込書保管状況について調査を実施しました。調査の結果、昭和から平成初期に契約した古い申込書も含め、多数の申込書の紛失が判明しました。これらの預金申込書等について内部調査した結果、当金庫内で誤って廃棄した可能性が高いものと考えております。なお、お客さまとの預金等取引の内容につきましてはシステム上に記録されているため、預金等取引には影響ございません。
また、現時点で本件に関する外部からの問い合わせはなく、情報の不正利用の事実も確認されていないことから、外部への流出の可能性は極めて低く、内部で誤廃棄した可能性が高いものと考えています。
記載内容
氏名、住所、電話番号、携帯電話番号、郵便番号、勤務先、勤務先電話番号、生年月日、届出印影、顧客番号、口座番号、金利、当初預入日、当初預入金額等
2.伝票綴りの紛失
紛失した書類
伝票綴り1冊(谷山北支店:平成25年6月17日分)
伝票綴りに綴り込まれていた伝票名称
「当座預金入金票、普通預金入金票、普通預金払戻請求書、定期預金入金票(ご新規)、定期積金入金票(ご新規)、定期・積定・定積預金払戻請求書、融資取引伝票」など
紛失先数・件数
43先(個人のお客さま29先、法人・団体のお客様14先)、77枚
紛失の経緯等
令和3年10月、本部・文書管理システムの整理作業において、谷山北支店の平成25年6月17日(月)の伝票綴り1冊が入庫されておらず、現物調査を行ったところ紛失していることが判明しました。なお、現時点で本件に関する外部からの問い合わせはなく、情報の不正利用の事実も確認されていないことから、外部への流出の可能性は極めて低く、内部で誤廃棄した可能性が高いものと考えています
記載内容
氏名、住所、電話番号、生年月日、勤務先名称、勤務先電話番号、預入金額、取引金融機関名、支店名、顧客番号、口座番号、届出印
3.再発防止策
今回の事態を重く受け止め、お客さま情報の管理に関しまして、預金申込書等のペーパーレス化を含む事務手続きの見直しや職員教育を継続的に行っていくことにより、再発防止に取り組んでまいります。

引用元 鹿児島相互信用金庫

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

(第20条)安全管理措置 作業ルールの徹底(電子機器を含む保管管理と情報漏えい防止、事務所内での紛失防止)

チェックリストにある要求ルール:

情報漏えい、盗難防止などの教育を定期的に実施していますか?
社内の整理整頓は徹底されていますか?
個人情報が記載されたを書類を、机の上に放置せず、書庫に保管し施錠するなど、漏えいを防止していますか?
事業所外で個人情報が記載された書類やPCなどを置いたまま、離籍していませんか?
個人情報を所定の保管庫から出し入れする際は、管理記録を個人名付きで記録していますか?また保管庫の施錠は2名以上で確認をしていますか?
許可を得ていないUSBなどの簡易型データ保存装置の、PCへの接続制限はかけていますか。
データが保存されているPCやファイルサーバから、USBなどにデータコピーが行われた場合、管理者に警告が出たり、ログが残るようにしていますか?
書類や書類の写しを勝手に持ち出せないように、教育の徹底と抜き打ち検査、書類保管場所の点検を不定期に実施していますか?
委託先にもまったく同じレベルで、個人情報の取扱い規則の周知徹底と監視監督をしていますか?
不正に持ち出した場合の罰則規定を設けていますか?

■ 推奨対策

対策:

個人情報保護法にある安全管理措置の重要管理ポイント違反で内部紛失は発生する。
ルールどおりのことがされたが見落としたというのであれば、慣れによる注意散漫と考えるべきで、それに応じた対策が必要となる。
PCや書類などの保管方法と当該書類を使用するときに発生するリスクが検知できないのは、危機意識がない証明でもある。毎回の施錠管理未実施も問題である。
持ち出しと返却の数量確認を行うのが常識であり、実施していないのであれば手抜きであり、職員も管理職もペナルティを負うべきである。

具体例:

個人情報保護法にある安全管理措置の重要管理ポイント違反で内部紛失は発生する。
ルールどおりのことがされたが見落としたというのであれば、慣れによる注意散漫と考えるべきで、それに応じた対策が必要となる。
PCや書類などの保管方法と当該書類を使用するときに発生するリスクが検知できないのは、危機意識がない証明でもある。毎回の施錠管理未実施も問題である。
持ち出しと返却の数量確認を行うのが常識であり、実施していないのであれば手抜きであり、職員も管理職もペナルティを負うべきである。

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