事故から学ぶ

生活福祉資金特例貸付の申請書類の所在不明について 江戸川区社会福祉協議会

事故概要

業種 行政の職員
発生時期 2022/2/9
漏えい人数 17
事故概要

当会が東京都社会福祉協議会より受託している「緊急小口資金・総合支援資金の特例貸付」において、令和4年2月9日(水)に江戸川区社会福祉協議会から東京都社会福祉協議会へ送付した記録のある17人分の申請書類一式が、所在不明となっていることが判明しました。現在、当会では対象者に謝罪するとともに、所在の調査を進めています。今後、再発防止のため、個人情報の管理徹底を図ります。概要は、以下のとおりです。
1 所在不明の書類
(1)特例貸付に関する申請書類 17人分
(内訳)緊急小口資金  5件
総合支援資金 12件
(2)(1)の書類の内容
借入申込書、借用書、収入減少状況に関する申立書、住民票、預金通帳の写し、本人確認書類など
(3)個人情報にあたる内容
氏名、住所、生年月日、電話番号、勤務先名称・住所、月額所得、口座情報
2 所在不明となった経緯
■令和4年2月9日(水)
・担当者は、対象者17人分の書類一式を東京都社会福祉協議会に送付するため、レターパックに入れた後、追跡番号シールをはがし、台帳に貼った。(通常、業務終了後に職員がポストに投函する)
■令和4年2月28日(月)
・対象者の一人から、支給日などに関する問い合わせを受ける。
・担当者は審査の進捗状況を確認するため、都社会福祉協議会に電話したところ、書類が届いていないことが判明した。
・レターパックの追跡番号をもとに、郵便局に配送状況を確認。集荷 記録がないことがわかった。
3 判明後の対応
・対象者17人分の申請書類の控えを東京都社会福祉協議会へFAXにて送信し、支給に向けた審査手続きが開始されている。
・江戸川郵便局、江戸川区役所前交番、グリーンパレス(施設管理者)、都営バス江戸川営業所にレターパックの落とし物がないかを問い合わせ。現在も所在不明である。
・江戸川郵便局に不着調査を依頼済みで、回答には2~3週間を要する。
4 対応と再発防止策
今後、申請書類についてはレターパックではなく、簡易書留で郵便局へ持込み、発送記録を確実に残し、常に所在を確認できるように取り扱うこととした。また、対象者に今回の経緯をあらためて説明した上で謝罪した。再発防止に向けては、複数の職員で確認するなど、個人情報の管理を徹底していく。
5 事務局長山﨑 実のコメント
この度は区民の皆様よりお預かりした17名分の個人情報記載の申請書類等を、審査機関への郵送過程において、私どもの管理不行き届きにて所在不明にしてしまいました。
この申請をされた17名におかれましては大変ご迷惑をお掛けし、また不安な思いにさせてしまい誠に申し訳ございません。また、この申請をされた多くの方におかれましても不安にさせてしまう事態を引き起こし、江戸川区社会福祉協議会としての信頼を損なう事になってしまったことを深くお詫び申し上げます。
書類の行方につきましては調査を継続すると共に、外部への情報の流出が無いかの確認を行ってまいります。今後このような事態が再発しないよう郵送物の保管、取扱いについて管理を徹底し改善を行うとともに職員への指導を徹底して行います。今回の件でご迷惑をお掛けしたすべての方に重ねてお詫び申し上げます。

引用元 江戸川区社会福祉協議会

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

(第20条)安全管理措置
(第21条)従業者の監督 作業ルールの徹底 (紙データの紛失防止)

チェックリストにある要求ルール:

紙書類の持ち出し時はカバンに入れ、落下や風による飛散を防いでいますか。
紙書類の輸送や移動が伴う場合は、落下防止、飛散・散逸しないようカバンやケースに入れて輸送をしていますか。
重要情報入ったカバンを持ち歩く必要がある場合は、肌身離さず持ち歩るくことを徹底教育していますか?
電車の網棚に載せたり、カバンを車内に放置して車から離れたりしていませんか?
個人情報が記載されたを書類を、机の上に放置せずに、書庫に保管し施錠するなど、紙データの紛失防止していますか?
作業を中断した際は、机に放置せず、その都度保管庫に戻していますか?
外出先や自分の机以外の場所で作業をしたときは、確実にカバンに戻したことを確認していますか?
出先でのカバンへの収納確認は一人で行うため、カバンに入れたこと、作業場所に何も残っていないことの2面で確認していますか?
個人情報を所定の保管庫から出し入れする際は、管理記録を個人名付きで記録していますか?また保管庫の施錠時には、内容確認を2名以上で実施していますか?
個人情報の持ち出しは、規定に沿って許可を得て行っていますか?
個人情報が記載された書類を第三者に見せたり、あるいは見える状態にしていませんか?
委託先にもまったく同じレベルで、個人情報の取扱い規則の周知徹底と監視監督をしていますか?

■ 推奨対策

対策:

気づいたときには紛失していた、というのが紛失である。
防止策は、紛失しそうな場面を想定し予防策を全員に考えさせることが第一歩になる。
ああしろ、こうしろ、では記憶に残らない。紛失防止策は自分で自分にコミットすることが必須である。なくしそうなUSBは無くさないように頑張るのではなく、使わない、持ち出さないように自分の仕事の方法を変えることである。

具体例:

紛失事故がおきた場合は、組織の管理体制の不備という評価が下る。紛失防止に組織として何をすべきだったのか、これからなにをすべきかを全員で考えることである。考えなければ記憶に残らない。職場全体の紛失防止の意識の醸成教育を計って頂きたい。

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