事故から学ぶ

佐野フィルムコミッションのメール誤送信についてのお詫びとご報告

事故概要

業種 行政の職員
発生時期 2022/1/25
漏えい人数 400
事故概要

令和4年1月25日(火曜日)、担当職員がエキストラ登録者にエキストラ参加者募集の案内メールを送った際、一部のメールアドレスが表示された状態で誤って送信してしまいました。その後、対象の方に対しお詫びと送信メールの削除並びに不審メールの削除のお願いについてのメールを送信させていただきましたが、改めましてこの場でお詫び申し上げますとともに、再発防止とより一層の情報管理に努めてまいります。
発生日時
令和4年1月25日(火曜日)午前11時頃
事故の経緯
佐野フィルムコミッションエキストラ登録者宛にエキストラ募集メールを送信する際、本来「BCC」で送信すべきところを「TO」で送信してしまった。約400件(200件×2グループ)を送信した時点で気づいた。そのため送信先のメールアドレスが送信者全員に表示された。
事故後の対応
・令和4年1月25日(火曜日)午後0時12分
送信者全員にお詫びと送信したメールの破棄をお願いする旨のメールを送信
・同日午後2時14分
不審メールが来た場合はメールの削除をお願いする旨のメールを再送信
現在の被害状況
現在のところ被害報告なし
再発防止について
今後、メール送信時には複数人での事前確認などチェックの徹底に努めるとともに、個人情報の適切な管理や情報セキュリティ対策の徹底に取り組む。

引用元 栃木県佐野市

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

(第20条)安全管理措置 パソコン利用教育(メール送信・添付ファイル送信ルール)

チェックリストにある要求ルール:

重要情報や個人情報をメールで送る時は,メール本文に記載せず、重要情報は添付ファイル形式にして、さらにパスワード保護するなどのように、重要情報の保護をしていますか?
メールに添付する場合、不要なファイルを添付していないか確認していますか?
電子メールの送信先に誤ったファイルが添付されていないか、ファイルを開いて確認してから送信していますか?
重要情報が含まれる電子メールを送る前には、送信アドレスを再確認していますか?自分以外の人にも確認をしてもらっていますか?
複数の相手先への送信時はTOではなくBCCを使用していますか?
似たアドレスや似た名前の人のメールアドレスは、注意して確認していますか?
データ送信時に不要な個人情報が含まれていないことを、複数の人で確認していますか?
委託先にもまったく同じレベルで、個人情報の取扱い規則の周知徹底と監視監督をしていますか?

■ 推奨対策

対策:

メール誤送信は日常的に発生しているが、個人情報の漏えいは二次被害を伴うこともあり、強い決意で対策の実施を図らなければならない。
最近は、漏えいしたメールアドレスを使いマルウエアを送り込んだり、情報を吸い上げる、あるいは他人を錯誤させて重要情報を聞き出すなどの二次被害が多発している。メールを送るという行為自体に緊張感を持たなければ誤送信は防げない。送信する本人しか気づけない。
メール送信事故には、宛先間違い、添付間違い、BCC不作為、気づかずマルウエア拡散メール送信などリスクが複数あるので、本文を書いたら即送信、という態度を改めることが教育の最初に来るべき事項である

具体例:

たかがメール送信と考えず、認識を新たに教育の徹底をしつこく行うべきである。担当者も異動などで流動的であるはずなので、リスクを組織として認識しておかなければならない。
メール誤送信は組織の怠慢であるととらえて、組織のリスクマネージメント力を試されていると考えてた方がよい。

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