事故から学ぶ

履歴書を外部にメール誤送信 茨城県、職員採用の応募者1人分 茨城県

事故概要

業種 行政の職員
発生時期 2022/1/6
漏えい人数 1
事故概要

茨城県は11日、職員の採用で送られてきた履歴書を、誤って外部にメールで送信するミスがあったと発表した。同日現在、悪用などは確認されていないとしている。
県によると誤送信されたのは、県総務事務センターの会計年度任用職員採用で、応募メールに添付されていた履歴書1人分。応募者の顔写真や氏名、住所、電話番号などが記載されていた。
同センターによると6日午後1時半ごろ、採用担当の職員が業務用パソコンで履歴書を開封できなかったため、私用のスマートフォンに転送。しかし約30分後、転送メールが届いていないことに気付き、誤送信が明らかになった。転送する際に、私用スマートフォンのメールアドレスの入力を誤ったことが原因という。
県は応募者に謝罪。誤送信したメールアドレスにはメールで削除依頼したものの、11日時点で応答はないという。県は要綱で業務に私用メールアドレスを使うことを原則禁止しており、職員は「急いで中身を確認したかった」と説明しているという。根本智恵子センター長は「やむを得ず私用アドレスを使う場合には上司の許可を得ることや、ファイルの暗号化を徹底するなど、再発防止に努める」と謝罪した。

引用元 毎日新聞

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

(第20条)安全管理措置 パソコン利用教育(メール送信・添付ファイル送信ルール)

チェックリストにある要求ルール:

重要情報や個人情報をメールで送る時は,メール本文に記載せず、重要情報は添付ファイル形式にして、さらにパスワード保護するなどのように、重要情報の保護をしていますか?
メールに添付する場合、不要なファイルを添付していないか確認していますか?
電子メールの送信先に誤ったファイルが添付されていないか、ファイルを開いて確認してから送信していますか?
重要情報が含まれる電子メールを送る前には、送信アドレスを再確認していますか?自分以外の人にも確認をしてもらっていますか?
複数の相手先への送信時はTOではなくBCCを使用していますか?
似たアドレスや似た名前の人のメールアドレスは、注意して確認していますか?
データ送信時に不要な個人情報が含まれていないことを、複数の人で確認していますか?
委託先にもまったく同じレベルで、個人情報の取扱い規則の周知徹底と監視監督をしていますか?

■ 推奨対策

対策:

メール誤送信は日常的に発生しているが、個人情報の漏えいは二次被害を伴うこともあり、強い決意で対策の実施を図らなければならない。
最近は、漏えいしたメールアドレスを使いマルウエアを送り込んだり、情報を吸い上げる、あるいは他人を錯誤させて重要情報を聞き出すなどの二次被害が多発している。メールを送るという行為自体に緊張感を持たなければ誤送信は防げない。送信する本人しか気づけない。
メール送信事故には、宛先間違い、添付間違い、BCC不作為、気づかずマルウエア拡散メール送信などリスクが複数あるので、本文を書いたら即送信、という態度を改めることが教育の最初に来るべき事項である

具体例:

たかがメール送信と考えず、認識を新たに教育の徹底をしつこく行うべきである。担当者も異動などで流動的であるはずなので、リスクを組織として認識しておかなければならない。
メール誤送信は組織の怠慢であるととらえて、組織のリスクマネージメント力を試されていると考えてた方がよい。

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