事故から学ぶ

個人情報など学生に誤送信 会津大

事故概要

業種 民間企業
発生時期 2021/12/22
漏えい人数 1
事故概要

2021年12月22日、本学において、今年度2件のメール誤送信があったとの報道発表がありました。
1件目は、6月上旬、学生が参加する夏休みの体験学習の希望先を記載した一覧表を、担当学科の教員が同学科の1年生に送付した際、出身校等の個人情報が含まれていたものです。(学生の住所、電話番号、メールアドレスは含まれておりません。)
2件目は、12月18日(土)に、学内で検討中であった将来の入学定員に関する資料を学科内で共有するため、教員が同学科の教員にメールした際、誤って同学科の2年生にも送付してしまったものです。(個人情報は含まれておりません。)
教職員に対しては、日ごろから、個人情報の管理及びメールやFAXの誤送信の防止について十分に注意するよう指導している中、このような事案が発生したことは、誠に遺憾であり、本学学生並びに保護者の皆様には多大なご心配とご迷惑をお掛けし、お詫び申し上げます。
今後はこのような事案が発生しないよう、公立大学の教職員としての自覚と法令遵守の徹底を図り、再発防止に努めて参ります。

引用元 公立大学法人会津大学短期大学部

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

(第20条)安全管理措置 パソコン利用教育(メール送信・添付ファイル送信ルール)

チェックリストにある要求ルール:

重要情報や個人情報をメールで送る時は,メール本文に記載せず、重要情報は添付ファイル形式にして、さらにパスワード保護するなどのように、重要情報の保護をしていますか?
メールに添付する場合、不要なファイルを添付していないか確認していますか?
電子メールの送信先に誤ったファイルが添付されていないか、ファイルを開いて確認してから送信していますか?
重要情報が含まれる電子メールを送る前には、送信アドレスを再確認していますか?自分以外の人にも確認をしてもらっていますか?
複数の相手先への送信時はTOではなくBCCを使用していますか?
似たアドレスや似た名前の人のメールアドレスは、注意して確認していますか?
データ送信時に不要な個人情報が含まれていないことを、複数の人で確認していますか?
委託先にもまったく同じレベルで、個人情報の取扱い規則の周知徹底と監視監督をしていますか?

■ 推奨対策

対策:

メール誤送信は日常的に発生しているが、個人情報の漏えいは二次被害を伴うこともあり、強い決意で対策の実施を図らなければならない。
最近は、漏えいしたメールアドレスを使いマルウエアを送り込んだり、情報を吸い上げる、あるいは他人を錯誤させて重要情報を聞き出すなどの二次被害が多発している。メールを送るという行為自体に緊張感を持たなければ誤送信は防げない。送信する本人しか気づけない。
メール送信事故には、宛先間違い、添付間違い、BCC不作為、気づかずマルウエア拡散メール送信などリスクが複数あるので、本文を書いたら即送信、という態度を改めることが教育の最初に来るべき事項である

具体例:

たかがメール送信と考えず、認識を新たに教育の徹底をしつこく行うべきである。担当者も異動などで流動的であるはずなので、リスクを組織として認識しておかなければならない。
メール誤送信は組織の怠慢であるととらえて、組織のリスクマネージメント力を試されていると考えてた方がよい。

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