事故から学ぶ

郵便事故によるお客さま情報記載書類の紛失についてのお知らせ 大和リビング株式会社

事故概要

業種 民間企業
発生時期 2021/10/8
漏えい人数 40
事故概要

標記の件、社内宛てに郵送いたしましたお客さまの個人情報が記載された書類につき、宛て先の弊社事業所に到着せず、郵便事故により所在不明となっている事案が発生いたしました。お客さま及び関係の皆さまにご心配とご迷惑をおかけすることとなり、心よりお詫び申し上げます。
詳細につきまして、下記のとおりお知らせいたします。

概 要
2021 年 10 月 8 日に、弊社名古屋東営業所から弊社東海支店宛てにレターパックプラスにて書類を郵送しましたが、未着となりました。管轄の長久手郵便局に調査を依頼しましたが、書類発見には至りませんでした。なお、本件紛失については千種警察署に遺失届を行っております。
情報の内容
① 管理物件所有者様(36 名)
住所、氏名
② 入居者様(4 名)
住所、氏名
お 客 様 数 40 名
事故後の対応 該当するお客様にお詫びと状況のご報告を順次行っております。
本件事案については国土交通省に報告し、今後は、個人情報に関する厳格な取り扱いを再度徹底のうえ、お客さまの信頼回復と再発防止に全力で取り組んでまいります。

引用元 大和リビング株式会社

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

(第20条)安全管理措置
(第21条)従業者の監督 作業ルールの徹底(郵送・宅配の誤送付防止)

チェックリストにある要求ルール:

個人情報を含む重要情報を出力、郵送送付や宅配をする場合、本当に送付する必要があるか、同封書類に誤りがないか、不要な情報が含まれていないか、送付先に誤りがないか作業者と確認者の二重で確認をしていますか。送付記録をつけていますか?
個人情報を同封する場合、封筒の宛名と同封書類の個人情報を突き合わせ、誤封入と誤送信を防止していますか?
個人情報を郵送する場合、書留などの追跡可能な郵便を利用していますか。
個人情報を郵送する場合、直接郵便窓口に持参するなど、郵便局への引き渡しを確実なものにしていますか?
圧着ハガキは裏面が剥がれにくい秘密保持に適したタイプを選択していますか?
委託先にもまったく同じレベルで、個人情報の取扱い規則の周知徹底と監視監督をしていますか?
間違えのある宛名シールの上に別の人の宛名シールを貼らないでください。はがすと前の人の宛名が見えることがあります。

■ 推奨対策

対策:

個人情報を扱う現場の作業では、あらゆるところで個人情報漏えいのリスクがある。
今回の例もその典型である。紙を紛失するな、USBは使うな、メールアドレスは間違えるな、など防止策の指示はたくさん飛ぶが、郵送や宅配サービス利用もリスクがある。

具体例:

事例で挙げられるのは、宛先と内容物のずれ、送付先違い、個人情報を記載した不要な送付物の混入、郵便不着、宅配サービス不着など、漏えいリスクは複数あるので、日常業務だといえども丁寧に仕事をすべきである。
自分の手から離れた後にもリスクがあるので、到着を確認する手間を惜しまないことである。

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