事故から学ぶ

議会だよりモニターの一部のメールアドレスが流出する事案が発生しました 諏訪市

事故概要

業種 行政の職員
発生時期 2021/11/7
漏えい人数 7
事故概要

このたび、議会だよりモニターの一部にメールを一斉送信した際、メール送信の設定を誤り、他のモニターのメールアドレスが受信者に表示される事案が発生しました。該当のモニターの皆様をはじめ、関係の皆様に多大なご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。
1 経緯
11月11日付けのメールアドレスが流出する事案の報告を受け、事務局内業務について再確認をしたところ、10月25日(月)に議会だよりモニター7名に対しアンケートの提出を促すメールを送信する際、従来BCCで送信していたものを、新たに一斉送信機能を活用したところ、誤ってTOで送信されていたことが判明しました。
2 流出情報
送信した議会だよりモニター7名の電子メールアドレスが流出しました。メールには住所や電話番号等の情報は含まれていません。
3 対応
11月12日(金)に、該当の7名のモニターに対し、直接電話にてお詫びの連絡と該当メールの削除を依頼しました。
4 再発防止策
関係職員に対し、情報の管理の徹底と送信前の再確認の徹底を改めて注意喚起いたしました。

引用元 諏訪市

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

(第20条)安全管理措置 パソコン利用教育(メール送信・添付ファイル送信ルール)

チェックリストにある要求ルール:

重要情報や個人情報をメールで送る時は,メール本文に記載せず、重要情報は添付ファイル形式にして、さらにパスワード保護するなどのように、重要情報の保護をしていますか?
メールに添付する場合、不要なファイルを添付していないか確認していますか?
電子メールの送信先に誤ったファイルが添付されていないか、ファイルを開いて確認してから送信していますか?
重要情報が含まれる電子メールを送る前には、送信アドレスを再確認していますか?自分以外の人にも確認をしてもらっていますか?
複数の相手先への送信時はTOではなくBCCを使用していますか?
似たアドレスや似た名前の人のメールアドレスは、注意して確認していますか?
データ送信時に不要な個人情報が含まれていないことを、複数の人で確認していますか?
委託先にもまったく同じレベルで、個人情報の取扱い規則の周知徹底と監視監督をしていますか?

■ 推奨対策

対策:

メール誤送信は日常的に発生しているが、個人情報の漏えいは二次被害を伴うこともあり、強い決意で対策の実施を図らなければならない。
最近は、漏えいしたメールアドレスを使いマルウエアを送り込んだり、情報を吸い上げる、あるいは他人を錯誤させて重要情報を聞き出すなどの二次被害が多発している。メールを送るという行為自体に緊張感を持たなければ誤送信は防げない。送信する本人しか気づけない。
メール送信事故には、宛先間違い、添付間違い、BCC不作為、気づかずマルウエア拡散メール送信などリスクが複数あるので、本文を書いたら即送信、という態度を改めることが教育の最初に来るべき事項である

具体例:

たかがメール送信と考えず、認識を新たに教育の徹底をしつこく行うべきである。担当者も異動などで流動的であるはずなので、リスクを組織として認識しておかなければならない。
メール誤送信は組織の怠慢であるととらえて、組織のリスクマネージメント力を試されていると考えてた方がよい。

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