事故から学ぶ

国立研究開発法人産業技術総合研究所 メールアドレス情報の流出について

事故概要

業種 行政の職員
発生時期 2021/10/26
漏えい人数 412
事故概要

弊所つくばセンターTIA推進センター(茨城県つくば市)において、オンラインイベントの参加登録者宛にメールを送信する際、メールアドレスが流出したことが判明しました。1.メールアドレスの流出の内容
令和3年10月26日(火)午後3時18分、オンラインイベント「第13回TIAシンポジウム」および「先端半導体製造技術つくば拠点オープニングシンポジウム」の参加者に視聴URLを記載したメールを送信しました。その際、宛先をBCCで設定すべきところを誤って受信者に設定し、全員のメールアドレス(412件、うち外部326件)が分かる形で送信しました。2.対応状況
送信後、受信者からの連絡を受け、初めて誤りに気付き、担当職員から該当する関係者に対し、ご報告とお詫びを申し上げるとともに、電子メールの削除をお願いしました。
今後、引き続き電子メールの削除状況を確認してまいります。
3.今後の対応
今後このような事態が生じないよう、メールアドレス利用の際の注意喚起を徹底する等、再発防止を図り、厳重かつ適正な情報管理に取り組んでいきます。

引用元 国立研究開発法人産業技術総合研究所

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

(第20条)安全管理措置 パソコン利用教育(メール送信・添付ファイル送信ルール)

チェックリストにある要求ルール:

重要情報や個人情報をメールで送る時は,メール本文に記載せず、重要情報は添付ファイル形式にして、さらにパスワード保護するなどのように、重要情報の保護をしていますか?
メールに添付する場合、不要なファイルを添付していないか確認していますか?
電子メールの送信先に誤ったファイルが添付されていないか、ファイルを開いて確認してから送信していますか?
重要情報が含まれる電子メールを送る前には、送信アドレスを再確認していますか?自分以外の人にも確認をしてもらっていますか?
複数の相手先への送信時はTOではなくBCCを使用していますか?
似たアドレスや似た名前の人のメールアドレスは、注意して確認していますか?
データ送信時に不要な個人情報が含まれていないことを、複数の人で確認していますか?
委託先にもまったく同じレベルで、個人情報の取扱い規則の周知徹底と監視監督をしていますか?

■ 推奨対策

対策:

メール誤送信は日常的に発生しているが、個人情報の漏えいは二次被害を伴うこともあり、強い決意で対策の実施を図らなければならない。
最近は、漏えいしたメールアドレスを使いマルウエアを送り込んだり、情報を吸い上げる、あるいは他人を錯誤させて重要情報を聞き出すなどの二次被害が多発している。メールを送るという行為自体に緊張感を持たなければ誤送信は防げない。送信する本人しか気づけない。
メール送信事故には、宛先間違い、添付間違い、BCC不作為、気づかずマルウエア拡散メール送信などリスクが複数あるので、本文を書いたら即送信、という態度を改めることが教育の最初に来るべき事項である

具体例:

たかがメール送信と考えず、認識を新たに教育の徹底をしつこく行うべきである。担当者も異動などで流動的であるはずなので、リスクを組織として認識しておかなければならない。
メール誤送信は組織の怠慢であるととらえて、組織のリスクマネージメント力を試されていると考えてた方がよい。

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