事故から学ぶ

個人情報(メールアドレス)の漏えいについて 東京都

事故概要

業種 行政の職員
発生時期 2021/10/15
漏えい人数 33
事故概要

都が実施している輸出力強化の環境整備に向けた支援の業務を担当する受託事業者において、本事業に参画する市場関係者宛の連絡メールを誤送信する事故が発生しましたので、お知らせします。
関係者の皆様には多大なご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます。
今後、都として受託事業者の業務に対する監督指導の徹底を通じて、再発防止に向けて万全を期してまいります。
1 事故の概要
輸出力強化の環境整備に向けた支援の業務を担当する受託事業者キャリア・コンサルタント協同組合が、令和3年10月15日(金曜日)に本事業に参画する市場関係者への連絡をEメールで通知する際、BCC欄に入力したメールアドレスを、誤って本文中に貼付して、一斉送信してしまった。尚、住所、電話番号、その他の個人情報は流出していない。
2 経緯
10月15日(金曜日)午前9時55分、市場関係者33名に対して、受託事業者が連絡メールを送信した際、メールアドレスを誤って本文中に貼付して、一斉送信
10月15日(金曜日)午前10時41分頃、受託事業者から「市場関係者への連絡をEメールで通知する際、メールアドレスを誤って本文中に貼付して、一斉送信した」と都に連絡があり、Eメールの誤送信を確認
10月15日(金曜日)午前11時00分、受託事業者は誤送信先の全員に、当該Eメールの削除依頼とお詫びのEメールを送信 現在のところ、二次被害等の報告はなし
3 今後の対応
受託事業者に再発防止策を報告させるとともに、個人情報の管理、Eメール送信の方法、事故発生時の対応について監督指導を行うなど、個人情報保護の徹底を図る。

引用元 東京都

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

(第20条)安全管理措置 パソコン利用教育(メール送信・添付ファイル送信ルール)

チェックリストにある要求ルール:

重要情報や個人情報をメールで送る時は,メール本文に記載せず、重要情報は添付ファイル形式にして、さらにパスワード保護するなどのように、重要情報の保護をしていますか?
メールに添付する場合、不要なファイルを添付していないか確認していますか?
電子メールの送信先に誤ったファイルが添付されていないか、ファイルを開いて確認してから送信していますか?
重要情報が含まれる電子メールを送る前には、送信アドレスを再確認していますか?自分以外の人にも確認をしてもらっていますか?
複数の相手先への送信時はTOではなくBCCを使用していますか?
似たアドレスや似た名前の人のメールアドレスは、注意して確認していますか?
データ送信時に不要な個人情報が含まれていないことを、複数の人で確認していますか?
委託先にもまったく同じレベルで、個人情報の取扱い規則の周知徹底と監視監督をしていますか?

■ 推奨対策

対策:

メール誤送信は日常的に発生しているが、個人情報の漏えいは二次被害を伴うこともあり、強い決意で対策の実施を図らなければならない。
最近は、漏えいしたメールアドレスを使いマルウエアを送り込んだり、情報を吸い上げる、あるいは他人を錯誤させて重要情報を聞き出すなどの二次被害が多発している。メールを送るという行為自体に緊張感を持たなければ誤送信は防げない。送信する本人しか気づけない。
メール送信事故には、宛先間違い、添付間違い、BCC不作為、気づかずマルウエア拡散メール送信などリスクが複数あるので、本文を書いたら即送信、という態度を改めることが教育の最初に来るべき事項である。

具体例:

たかがメール送信と考えず、認識を新たに教育の徹底をしつこく行うべきである。担当者も異動などで流動的であるはずなので、リスクを組織として認識しておかなければならない。
メール誤送信は組織の怠慢であるととらえて、組織のリスクマネージメント力を試されていると考えてた方がよい。

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