事故から学ぶ

上越地域振興局 個人情報記載の書類を誤送付

事故概要

業種 行政の職員
発生時期 2021/10/16
漏えい人数 1
事故概要

新潟県は17日(日)、上越地域振興局農林振興部で、個人情報が記載された書類を誤って送付する事案があったと発表しました。
県によりますと、誤って送付された書類は、土地権利者の個人情報が記載された各筆換地等証明書で、氏名、住所、所有する土地の地名や面積などが記されていました。
16日(土)午後7時ころ、県営ほ場整備事業の換地に係る集落説明会の後、説明会の出席者から「自分宛の封筒に地権利者の書類が混入していた」と指摘があり、判明しました。書類は直ちに回収し、当該出席者に謝罪したということです。
原因は、地区に同じ名字の方が多く、その確認が不十分であったことが考えられるということです。
県では再発防止策として、文書を発送する際は、複数人による確認を十分に行い、今後このようなことがないよう再度、徹底するということです。

引用元 上越妙高タウン情報

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

(第20条)安全管理措置
(第21条)従業者の監督 作業ルールの徹底(郵送・宅配の誤送付防止)

チェックリストにある要求ルール:

個人情報を含む重要情報を出力、郵送送付や宅配をする場合、本当に送付する必要があるか、同封書類に誤りがないか、不要な情報が含まれていないか、送付先に誤りがないか作業者と確認者の二重で確認をしていますか。送付記録をつけていますか?
個人情報を同封する場合、封筒の宛名と同封書類の個人情報を突き合わせ、誤封入と誤送信を防止していますか?
個人情報を郵送する場合、書留などの追跡可能な郵便を利用していますか。
個人情報を郵送する場合、直接郵便窓口に持参するなど、郵便局への引き渡しを確実なものにしていますか?
圧着ハガキは裏面が剥がれにくい秘密保持に適したタイプを選択していますか?
委託先にもまったく同じレベルで、個人情報の取扱い規則の周知徹底と監視監督をしていますか?
間違えのある宛名シールの上に別の人の宛名シールを貼らないでください。はがすと前の人の宛名が見えることがあります。

■ 推奨対策

対策:

個人情報を扱う現場の作業では、あらゆるところで個人情報漏えいのリスクがある。
今回の例もその典型である。紙を紛失するな、USBは使うな、メールアドレスは間違えるな、など防止策の指示はたくさん飛ぶが、郵送や宅配サービス利用もリスクがある。

具体例:

事例で挙げられるのは、宛先と内容物のずれ、送付先違い、個人情報を記載した不要な送付物の混入、郵便不着、宅配サービス不着など、漏えいリスクは複数あるので、日常業務だといえども丁寧に仕事をすべきである。
自分の手から離れた後にもリスクがあるので、到着を確認する手間を惜しまないことである。

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