事故から学ぶ

新型コロナウイルス感染症の調査におけるメールの添付資料の誤りについて 宮崎市

事故概要

業種 行政の職員
発生時期 2021/9/3
漏えい人数 17
事故概要

新型コロナウイルス感染症にかかる疫学調査において、過去に調査を行った1事業所の情報の一部が、今回調査対象となった別の事業所に対してメールで送付されていることが判明しました。
メールは9月3日(金)に送付されており、送付先の事業所からの指摘で判明しました。送付された添付資料には、17名分の氏名、住所、連絡先等が記載されておりました。

添付資料に記載されていた方々にはすでに状況を説明し、謝罪しております。また、送付先の事業所へも謝罪し、本市職員が立会い、情報が削除されたことを確認しております。さらに、他者へのメール(パスワード管理あり)の誤送がないことも確認しております。
今回の件は個人情報を扱う自治体としてあってはならないことであり、市民の信頼を損なう事態であることを重く受け止めております。市民の皆様には深くお詫び申し上げます。今後このようなことのないよう、情報の管理を厳密に行うとともに、再発防止に取り組んでまいります。

引用元 宮崎市

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

(第20条)安全管理措置 パソコン利用教育(メール送信・添付ファイル送信ルール)

チェックリストにある要求ルール:

重要情報や個人情報をメールで送る時は,メール本文に記載せず、重要情報は添付ファイル形式にして、さらにパスワード保護するなどのように、重要情報の保護をしていますか?
メールに添付する場合、不要なファイルを添付していないか確認していますか?
電子メールの送信先に誤ったファイルが添付されていないか、ファイルを開いて確認してから送信していますか?
重要情報が含まれる電子メールを送る前には、送信アドレスを再確認していますか?自分以外の人にも確認をしてもらっていますか?
複数の相手先への送信時はTOではなくBCCを使用していますか?
似たアドレスや似た名前の人のメールアドレスは、注意して確認していますか?
データ送信時に不要な個人情報が含まれていないことを、複数の人で確認していますか?
委託先にもまったく同じレベルで、個人情報の取扱い規則の周知徹底と監視監督をしていますか?

■ 推奨対策

対策:

メール誤送信は日常的に発生しているが、個人情報の漏えいは二次被害を伴うこともあり、強い決意で対策の実施を図らなければならない。
最近は、漏えいしたメールアドレスを使いマルウエアを送り込んだり、情報を吸い上げる、あるいは他人を錯誤させて重要情報を聞き出すなどの二次被害が多発している。メールを送るという行為自体に緊張感を持たなければ誤送信は防げない。送信する本人しか気づけない。
メール送信事故には、宛先間違い、添付間違い、BCC不作為、気づかずマルウエア拡散メール送信などリスクが複数あるので、本文を書いたら即送信、という態度を改めることが教育の最初に来るべき事項である

具体例:

たかがメール送信と考えず、認識を新たに教育の徹底をしつこく行うべきである。担当者も異動などで流動的であるはずなので、リスクを組織として認識しておかなければならない。
メール誤送信は組織の怠慢であるととらえて、組織のリスクマネージメント力を試されていると考えてた方がよい。

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