事故から学ぶ

乳児家庭訪問事業で調査票14人分が所在不明 – 西宮市

事故概要

業種 行政機関
発生時期 2021/5/1
漏えい人数 14
事故概要

乳児がいる家庭の孤立化を防ぐため、家庭訪問を実施する兵庫県西宮市の「健やか赤ちゃん訪問」事業において、一部調査票が所在不明となっている。
同市によれば、「健やか赤ちゃん訪問」において、民生委員が訪問後に提出する調査票14人分の所在がわからなくなっているもの。調査票には、担当民生委員の氏名、乳児の氏名、生年月日、性別、保護者の氏名、住所などが記載されている。
5月に2月分の調査票13人分が未返却になっているとして、同市担当者が民生委員に連絡したところ、民生委員は返却したとしており、所在がわからない状態となっていることが判明。
6月にも民生委員から返却された4月訪問分の一部調査票が未返却だったことから、担当する民生委員に確認したところ、調査票1人分を紛失した可能性があることが判明した。
調査票は毎月の地区定例会で主任児童委員に返却することになっているが、主任児童委員が定例会を欠席し、別の民生委員へ渡すなど、やり取りの過程で紛失した可能性があるという。
同市では、対象となる14人に対し市の担当者が訪問して説明と謝罪を行うとしている。

引用元 Security NEXT

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

20-11(第20条)安全管理措置 作業ルールの徹底(保管管理と情報漏えい防止、事務所内での紛失防止)

チェックリストにある要求ルール:

情報漏えい、盗難防止などの教育を定期的に実施していますか?
社内の整理整頓は徹底されていますか?
個人情報が記載されたを書類を、机の上に放置せず、書庫に保管し施錠するなど、漏えいを防止していますか?
事業所外で個人情報が記載された書類やPCなどを置いたまま、離籍していませんか?
個人情報を所定の保管庫から出し入れする際は、管理記録を個人名付きで記録していますか?また保管庫の施錠は2名以上で確認をしていますか?
許可を得ていないUSBなどの簡易型データ保存装置の、PCへの接続制限はかけていますか。
データが保存されているPCやファイルサーバから、USBなどにデータコピーが行われた場合、管理者に警告が出たり、ログが残るようにしていますか?
書類や書類の写しを勝手に持ち出せないように、教育の徹底と抜き打ち検査、書類保管場所の点検を不定期に実施していますか?
委託先にもまったく同じレベルで、個人情報の取扱い規則の周知徹底と監視監督をしていますか?
不正に持ち出した場合の罰則規定を設けていますか?

■ 推奨対策

対策:

民生委員が紛失した可能性が高いが、事実は判然としない。渡したはず、受け取っていないはず、という問題は記録をつけることで解決する。相互の怠慢である。

具体例:

書類受け渡しの記録つけは、作業負荷も少なく難易度も低い割には効果的である。未実施は怠慢である。猛省頂きたい。

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