事故から学ぶ

個人情報の漏えいについて 消費者庁食品表示企画課

事故概要

業種 民間企業
発生時期 2021/7/15
漏えい人数 36
事故概要

消費者庁食品表示企画課(以下「食品表示企画課」といいます。)が、令和3年7月21日に開催予定の第4回玄米及び精米に係る食品表示制度改正等に関する食品関連事業者向けオンライン説明会(以下「説明会」といいます。)について、オンラインで参加をされる予定の方々に対して、説明会の開催案内を送信する際に、オンラインで参加をされる方々全員のメールアドレスが表示される形で招待メールを一斉送信していたことが判明しました。関係者の皆様に多大な御迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。
1.事案の経過
令和3年7月15日17時01分、食品表示企画課から、説明会をオンラインで参加される36名の方々に対して、参加の御案内をするための招待メールを送信する準備をしていた際、操作を誤り、参加される方々全員のメールアドレスが表示される形で招待メールを一斉送信しました。
令和3年7月19日14時10分、参加者の方からの問い合わせを受けて判明しました。なお、住所、電話番号等その他の個人情報は含まれておりません。
2.その後の対応
令和3年7月19日17時02分に、当該招待メールの送信先の皆様方全員に、電子メールにより、案内した招待メールの削除をお願いするとともに、お詫びをいたしました。
3.再発防止策について
今後、このような事態が生じないよう、職員に対して個人情報保護の重要性等についての教育を徹底するとともに、会合の開催案内に当たっては担当者による複層的なチェックを行うなどの実効的な措置を講じる等個人情報の管理を更に強化し、再発防止に努めてまいります。

引用元 消費者庁食品表示企画課

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

20-6(第20条)安全管理措置 パソコン利用教育(メール送信・添付ファイル送信ルール)

チェックリストにある要求ルール:

重要情報や個人情報をメールで送る時は,メール本文に記載せず、重要情報は添付ファイル形式にして、さらにパスワード保護するなどのように、重要情報の保護をしていますか?
メールに添付する場合、不要なファイルを添付していないか確認していますか?
電子メールの送信先に誤ったファイルが添付されていないか、ファイルを開いて確認してから送信していますか?
重要情報が含まれる電子メールを送る前には、送信アドレスを再確認していますか?自分以外の人にも確認をしてもらっていますか?
複数の相手先への送信時はTOではなくBCCを使用していますか?
似たアドレスや似た名前の人のメールアドレスは、注意して確認していますか?
データ送信時に不要な個人情報が含まれていないことを、複数の人で確認していますか?
委託先にもまったく同じレベルで、個人情報の取扱い規則の周知徹底と監視監督をしていますか?

■ 推奨対策

対策:

外部からの連絡で誤送信が発覚したという。あわただしい現場では、自分が行っている操作、動作はほぼ無意識でおこなうため、無自覚で漏えい事故を起こす。
あわただしい現場で事故を防ぐにはどうするか、ということをあきらめずにひとつひとつ徹底し、そしてひとつでも事故を減らすことにつきる。個人情報漏えい事故は一発アウトという恐ろしさがある。

具体例:

再発防止策
(1)送信先アドレス入力時は複数人で確認し、登録する。
(2)初めての宛先に個人情報を送信する場合、事前にメールを送り先方の受信確認後、個人情報を送る。
(3)送信する名簿にはセキュリティ(パスワード)をかけて送信することを徹底する。
(4)事前にパスワードの設定ルールを相手方に伝えておき、送信の際はルールに沿ったパスワードを掛けて相手方に送信する。(送信の度に、同一アドレスにパスワードを連絡するのではなく、事前にパスワードの設定ルールを伝えた上で名簿のみを送信することで、セキュリティを高める。)
(5)メールの送信については、担当職員が責任を持って対応する。
と整理されているので、ぜひ再発防止策の徹底をお願いしたい。

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