事故から学ぶ

朝倉県土整備事務所で3社分“個人情報”文書が不明

事故概要

業種 地方自治体
発生時期 2021/5/28
漏えい人数 3
事故概要

福岡県の朝倉県土整備事務所で、個人情報が載った建設業許可証などの書類3通が、不注意で紛失した可能性があることがわかりました。
福岡県によりますと、所在不明となっている文書は、久留米県土整備事務所から朝倉県土整備事務所に送られた2社分の建設業許可証と1社分の建設業許可申請書副本の合わせて3通です。
先月27日、久留米事務所が文書3通を「レターパックプラス」で送付し、翌28日、朝倉事務所の総務課職員が受け取り、各課配布用の棚に置きました。
今月18日、朝倉事務所の担当職員が、久留米事務所に文書の到着が遅いと問い合わせたところ、「すでに送付済み」で、文書の所在がわからなくなっていることがわかりました。
現在のところ、文書の所在不明による影響は確認されていません。
福岡県は、個人情報の記載があった3社に対し謝罪するとともに、文書の情報共有が図れていなかったなどとして、発着の際に連絡を取り合うなど再発防止に努めるとしています。

引用元 yahoo

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

(第20条)安全管理措置(第21条)従業者の監督作業ルールの徹底(紙データの紛失防止)

チェックリストにある要求ルール:

紙書類の持ち出し時はカバンに入れ、落下や風による飛散を防いでいますか。
紙書類の輸送や移動が伴う場合は、社外への落下防止、万一落下した時に書類が飛散散逸しないよう箱に入れて輸送をしていますか。
重要情報入ったカバンを持ち歩く必要がある場合は、肌身離さず持ち歩ることを見につくまで、徹底教育していますか?
個人情報が記載されたを書類を、机の上に放置せずに、書庫に保管し施錠するなど、紙データの紛失防止していますか?作業を中断した際は、机に放置せず、その都度保管庫に戻していますか?
外出先や自分の机以外の場所で作業をしたときは、確実にカバンに戻したことを確認していますか?この確認は一人で行うため、カバンに入れたこと、作業場所に何も残っていないことの2面で確認していますか?
個人情報を所定の保管庫から出し入れする際は、管理記録を個人名付きで記録していますか?また保管庫の施錠時には、内容確認を2名以上で実施していますか?
個人情報の持ち出しは、規定に沿って許可を得て行っていますか?

■ 推奨対策

対策:

受付をしたが名簿を記載する前に書類を紛失した、という事案である。
何がいけなかったのだろうか。
受け付けすらしていない、ということではないので、想定できる紛失原因の数もさほど多くはない。思いつく原因をひとつひとつ潰して書類を探したとは思うが、誰がやったか不明のモノ探しは、探す側の手抜きも多く見つからないことが多い。
さて、この職場の評価はどうすればいいのでしょうか。

具体例:

どうして紛失したのかが不明、という状況説明が現場でなされることが多いが、対象物に意識がいっていなければ、そこにあっても認識できず見えないことがある。
他の書類に混ざった場合でも、意識がいかなければ、そのまま放置したり混入したまま保存したりすることがあるのはご想像頂けると思う。
注意深く丁寧に仕事をしてください、という標語が必要だろう。

ご入会のお手続きはこちら

会費のお支払い方法は、クレジットカード払いと口座振替の2種類お選びいただけます。 (会費のお支払方法により、入会手続きが異なります。) 詳しくは、「ご入会の流れについて」をご確認ください。