事故から学ぶ

個人情報の紛失について(お詫び)株式会社ライフプラザパートナーズ

事故概要

業種 民間企業
発生時期 2021/6/3
漏えい人数 413
事故概要

6月3日、弊社 横浜FA営業部に在籍する社員1名が、社外においてお客様情報が記載された資料等(以下、お客様リスト等)を紛失するという事象が発生しました。
本件について、下記のとおり報告いたします。
今回の不祥事に対し、心からお詫び申し上げますとともに、再発防止に努めてまいります。
l 経緯と概要
当該社員は、休日にお客様と連絡を取るため、今回紛失したお客様リスト等を事務所より持ち出し、商談後、帰宅途中に紛失していることが判明しました。
l 漏えいの範囲
Ø お客様リストには、弊社既契約者413名様分、1,026契約の情報が記載されておりました。
Ø リストの記載情報は、お名前、ご住所、生年月日・電話番号・ご契約内容(保険会社・保険種類・保険始期等)、被保険者のお名前(カナ)が記載されております。
Ø その他、保険設計書に2名のお客様のお名前、ご住所、生年月日が記載されております。
l 判明後の対応
紛失判明以降、警察並びに鉄道各社にも紛失届出をしているほか、当該社員・所属長・本社担当部員にて、立ち寄り経路を捜索しておりますが、現在のところ発見に至らず、捜索を続行しております。
また、取引保険会社各社、監督当局に対しても報告しております。
なお、対象のお客様全員に対して、本社コンプライアンス統括部より順次、ご連絡を差し上げております。
今後、不審な電話や郵便物等があった場合、以下の問い合わせ先までご連絡いただければと存じます。

l 今後の対応について
弊社としては、今回の事態を非常に重く受け止め、情報管理について今後更なる厳格化を図るとともに、全従業員に対して研修等を実施し、再発防止に全力で取り組んで参ります。

引用元 株式会社ライフプラザパートナーズ

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

(第20条)安全管理措置(第21条)従業者の監督作業ルールの徹底(紙データの紛失防止)

チェックリストにある要求ルール:

紙書類の持ち出し時はカバンに入れ、落下や風による飛散を防いでいますか。
紙書類の輸送や移動が伴う場合は、社外への落下防止、万一落下した時に書類が飛散散逸しないよう箱に入れて輸送をしていますか。
重要情報入ったカバンを持ち歩く必要がある場合は、肌身離さず持ち歩ることを見につくまで、徹底教育していますか?
個人情報が記載されたを書類を、机の上に放置せずに、書庫に保管し施錠するなど、紙データの紛失防止していますか?作業を中断した際は、机に放置せず、その都度保管庫に戻していますか?
外出先や自分の机以外の場所で作業をしたときは、確実にカバンに戻したことを確認していますか?この確認は一人で行うため、カバンに入れたこと、作業場所に何も残っていないことの2面で確認していますか?
個人情報を所定の保管庫から出し入れする際は、管理記録を個人名付きで記録していますか?また保管庫の施錠時には、内容確認を2名以上で実施していますか?
個人情報の持ち出しは、規定に沿って許可を得て行っていますか?

■ 推奨対策

対策:

指摘事項は複数個所ある。商談内容は報道されていないが、413名ものリストを持ち出さなければいけなかったのだろうか。万一の場合の被害極小化のため、「持ち出す情報は最小限にする」原則が徹底されていない。
紛失した直接原因は本人の不注意であるが、不注意で紛失するリスクと結果責任は会社が負う。今回の事故原因判定も「会社の管理不足」と認定されることになる。

具体例:

確認するだけ、見せるだけの書類は、単発の紙で持ち歩かず、ファイリングしてあるファイルから取り出さず、見せるだけに徹する防止策を取ること。
ファイルを持ち歩くときは、短い距離でもカバンに収納すること。カバンは肌身離さないこと。
これだけでも今回の事故は防げた。
責任は会社の管理不足であるが、本人の職務に対する怠慢でもある。

ご入会のお手続きはこちら

会費のお支払い方法は、クレジットカード払いと口座振替の2種類お選びいただけます。 (会費のお支払方法により、入会手続きが異なります。) 詳しくは、「ご入会の流れについて」をご確認ください。