事故から学ぶ

新型コロナ特例貸付の申請者情報を誤送信 – スキャンデータ取り違え 神戸市灘区社会福祉協議会

事故概要

業種 地方自治体
発生時期 2021/6/21
漏えい人数 2
事故概要

神戸市灘区社会福祉協議会は、新型コロナウイルス特例貸付による緊急小口資金を窓口で申請した2世帯の借入申込書などを不注意によりメール誤送信するミスがあったことを明らかにした。
神戸市によれば、6月21日に「新型コロナウイルス特例貸付」の緊急小口資金について申請を行った2世帯の個人情報が記載されたPDFファイルを、職員が別の事業データと誤認し、メールへ添付して無関係である24件へ送信したもの。
問題のファイルは、借入申込書や借用書、重要事項説明書、通帳の写し、身分証明書の写しなどで、氏名や住所、生年月日、勤務先、世帯状況、口座番号などが含まれる。
申請の受付後、兵庫県社会福祉協議会にメールで申請データを送信するため、書類をスキャンしてサーバの共有フォルダに保存したが、同じ時間帯にスキャンした別事業のデータと取り違え、内容を確認せずに送信してしまったという。
送信後、2カ所の送信先から連絡があり誤送信が判明。のこる22件の送信先に連絡し、誤送信したメールの削除を依頼し、削除の完了についても確認した。対象となる2世帯に対しては、訪問した上で経緯の説明と謝罪を行ったという。

引用元 Security NEXT

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

20-6(第20条)安全管理措置 パソコン利用教育(メール送信・添付ファイル送信ルール)

チェックリストにある要求ルール:

重要情報や個人情報をメールで送る時は,メール本文に記載せず、重要情報は添付ファイル形式にして、さらにパスワード保護するなどのように、重要情報の保護をしていますか?
メールに添付する場合、不要なファイルを添付していないか確認していますか?
電子メールの送信先に誤ったファイルが添付されていないか、ファイルを開いて確認してから送信していますか?
重要情報が含まれる電子メールを送る前には、送信アドレスを再確認していますか?自分以外の人にも確認をしてもらっていますか?
複数の相手先への送信時はTOではなくBCCを使用していますか?
似たアドレスや似た名前の人のメールアドレスは、注意して確認していますか?
データ送信時に不要な個人情報が含まれていないことを、複数の人で確認していますか?
委託先にもまったく同じレベルで、個人情報の取扱い規則の周知徹底と監視監督をしていますか?

■ 推奨対策

対策:

内容を充分に確認しなかったため、他人の個人情報がメール本文に記載されていることに注意が向かず、送信したため個人情報漏えい事故になった。

多忙であったり、繰返し作業が続くと、漫然と仕事をするようになりミスを生じることになる。

集中力を高めて仕事をしましょう、という掛け声は意味がないので、そもそもまったく機能していない漏えい防止の仕組みを見直す必要がある。

具体例:

外部からの連絡で誤送信が発覚したという。
あわただしい現場では、自分が行っている操作、動作はほぼ無意識でおこなうため、無自覚で漏えい事故を起こす。
あわただしい現場で事故を防ぐにはどうするか、ということをあきらめずにひとつひとつ徹底し、そしてひとつでも事故を減らすことにつきる。個人情報漏えい事故は一発アウトという恐ろしさがある。

ご入会のお手続きはこちら

会費のお支払い方法は、クレジットカード払いと口座振替の2種類お選びいただけます。 (会費のお支払方法により、入会手続きが異なります。) 詳しくは、「ご入会の流れについて」をご確認ください。