事故から学ぶ

Wチェックで職員2人とも気づかず…コロナ感染者への個人情報含む通知 誤って別の感染者に送付 名古屋市

事故概要

業種 地方自治体
発生時期 2021/6/14
漏えい人数 1
事故概要

名古屋市で新型コロナの感染者に関する氏名や症状などの個人情報を、別の感染者に送るミスがありました。
名古屋市の発表によりますと、天白区の保健センターが新型コロナの感染者に対して、一定期間仕事を制限する通知を出した際、誤って別の感染者の通知を送付したということです。
6月14日、感染者から「同じあて名の封筒が2通届き、そのうち1通に別の感染者の通知書が入っている」と連絡があり、発覚しました。
通知書には感染者の氏名や症状、就業制限の内容などが書かれていて、保健センターは誤って送った文書を回収した上で謝罪したということです。
保健センターでは通知書を送る際は複数の職員で確認することになっていて、今回も2人の職員が業務をしていましたが、気づかずに発送してしまったということです。
保健センターは「職員に対して新型コロナに関わる個人情報を扱う重要性を再度周知する」としています。

引用元 名古屋市

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

20-13(第20条)安全管理措置
(第21条)従業者の監督 作業ルールの徹底(郵送・宅配の誤送付防止)

チェックリストにある要求ルール:

個人情報を含む重要情報を出力、郵送送付や宅配をする場合、本当に送付する必要があるか、同封書類に誤りがないか、不要な情報が含まれていないか、送付先に誤りがないか作業者と確認者の二重で確認をしていますか。送付記録をつけていますか?
個人情報を同封する場合、封筒の宛名と同封書類の個人情報を突き合わせ、誤封入と誤送信を防止していますか?
個人情報を郵送する場合、書留などの追跡可能な郵便を利用していますか。
個人情報を郵送する場合、直接郵便窓口に持参するなど、郵便局への引き渡しを確実なものにしていますか?
圧着ハガキは裏面が剥がれにくい秘密保持に適したタイプを選択していますか?
委託先にもまったく同じレベルで、個人情報の取扱い規則の周知徹底と監視監督をしていますか?
間違えのある宛名シールの上に別の人の宛名シールを貼らないでください。はがすと前の人の宛名が見えることがあります。

■ 推奨対策

対策:

根本原因は郵送データ作成保存時に、違うファイル名を付けて保存したことである。想定される事故ではあるが、具体的な事例があがることは珍しい。

具体例:

ファイル名を間違って保存することへの対策はいくつか考えられるが、個人作業で発生するものであり、完全なダブルチェックは難しい。今回のケースでも施設入所者の名前と保存されたファイルの名前を確認することで、ファイル名の正否を確認しする、というルールへの実効性担保に疑問がある。しかし、事故が起きた以上、ダブルチェックの完全実施が必要である。各社はどう考えるであろうか。

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