事故から学ぶ

「大阪市立小学校における個人情報を含む書類の誤交付について」

事故概要

業種 地方自治体
発生時期 2021/3/23
漏えい人数 27
事故概要

令和3年4月13日 14時発表
大阪市立小学校において、「大阪市小学校学力経年調査」における学習・生活状況等に関するアンケート(以下、「経年調査アンケート」という。)の結果を誤配付していたことが明らかになりました。
このたびの事案を発生させたことにつきまして、関係の皆様にご迷惑をおかけし、市民の皆様の信頼を損ねることになったことに対しまして深くお詫び申しあげますとともに、再発防止に努めてまいります。
1  概要と事実経過
令和3年3月23日(火曜日)、大阪市立小学校の担任教員が、経年調査アンケート結果を児童に配付する際、個人名を確認せずに配付してしまったため、別の児童の経年調査アンケート結果を誤配付しました。
令和3年3月24日(水曜日)、当該学級児童の保護者から、別の児童の経年調査アンケート結果を持ち帰っているとの連絡を受けた担任教員は、自分が誤配付してしまったことを知りましたが、個人情報との認識がなく、管理職に報告せず、保護者に対して手紙で回収する旨を呼びかけるだけにとどまりました。
令和3年4月9日(金曜日)、別の保護者から、上記の手紙をもらっていた件で、経年調査アンケート結果を紛失してしまったがどうしたらよいかという問い合わせを受けた新年度の担任教員が管理職に報告したことで、誤配付が判明しました。
2  個人情報の内容(27名分)
学校名、学年、組、出席番号、児童名、アンケート回答内容
3  判明後の対応
令和3年4月12日(月曜日)より、校長と教頭が、家庭訪問等を実施し、関係児童の保護者等に事実経過の説明及び謝罪を行っているところです。
令和3年4月13日(火曜日)に、お詫びの手紙とともに本来渡すべき経年調査アンケート結果を児童に再度配付し、誤配付したものは回収してまいります。
4 原因
児童への配付物について十分に確認を行わなかったこと、及び経年調査アンケートについて個人情報である認識がなかったことが原因です。
5  再発防止について
教育委員会といたしましては、これまでも各校に対して個人情報の管理の徹底を指導していたにもかかわらず、このような事案を起こしたことについて深く受け止めております。
当該校においては、教職員の意識改革を進めるため、個人情報管理に関する研修を改めて実施し、個人情報を含む書類は、相互チェックを行い、必ず封筒に入れて、個人名を確認して児童に直接手渡すなど、学校での責任のもと厳重に取り扱うよう指導してまいります。
また、各学校に対しても、本事案についての共有を図るとともに、個人情報の取扱いについての注意喚起を図り、個人情報の管理の徹底と、さらなる意識の向上について指導し、再発防止に努めてまいります。

引用元 大阪市

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

20-13(第20条)安全管理措置
(第21条)従業者の監督 作業ルールの徹底(郵送・宅配の誤送付防止)

チェックリストにある要求ルール:

個人情報を含む重要情報を出力、郵送送付や宅配をする場合、本当に送付する必要があるか、同封書類に誤りがないか、不要な情報が含まれていないか、送付先に誤りがないか作業者と確認者の二重で確認をしていますか。送付記録をつけていますか?
個人情報を同封する場合、封筒の宛名と同封書類の個人情報を突き合わせ、誤封入と誤送信を防止していますか?
個人情報を郵送する場合、書留などの追跡可能な郵便を利用していますか。
個人情報を郵送する場合、直接郵便窓口に持参するなど、郵便局への引き渡しを確実なものにしていますか?
圧着ハガキは裏面が剥がれにくい秘密保持に適したタイプを選択していますか?
委託先にもまったく同じレベルで、個人情報の取扱い規則の周知徹底と監視監督をしていますか?
間違えのある宛名シールの上に別の人の宛名シールを貼らないでください。はがすと前の人の宛名が見えることがあります。

■ 推奨対策

対策:

医師が別人の診断書を作成し、医療事務作業者が確認せず封入し、看護士も患者に渡す際の確認を怠り別人の診断書が患者に渡った。さらに患者も確認しないまま勤務先に提出し、そこで初めて誤交付が発覚する、というお粗末の連鎖である。4人で合計7回の確認機会があったのにすべて失してしまった。残念ながら人の確認とはこの程度なのだろうか。

具体例:

漫然と「確認しましょう」という掛け声だけの指示では、誤交付は再発する。どうすべきなのか、関係者全員で話し合うことから始めてみたらいかがだろうか。規則があるのには意味があるが、規則が守られないのにも理由がある。肝心なのは規則が守られない理由をつぶすことである。

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