事故から学ぶ

ひとり親家庭等医療費受給資格証交付申請書の誤表記について

事故概要

業種 地方自治体
発生時期 2021/5/31
漏えい人数 10
事故概要

令和3年6月2日(水曜日)、「ひとり親家庭等医療費受給資格証交付申請書」に対象者以外の受給者番号・住所・続き柄を誤表記し、送付する事案が発生しました。状況について下記のとおりお知らせします。
1 事案の概要
5月31日(月曜日)に、ひとり親家庭等医療費受給資格証(ひとり親家庭等の方が健康保険証を使って病院にかかったときの自己負担金の助成に必要な資格証)の交付申請書を対象者681人に発送しました。6月2日(水曜日)、申請書を受け取った一人から、印刷されている受給者番号・住所・続き柄が別人のものであるとご指摘があり、誤表記が判明しました。
2 流失した情報
受給者番号、住所、続き柄
3 事案の経緯
5月31日(月曜日)
ひとり親家庭等医療費受給資格証交付申請書類一式を国保医療課から対象者681人に郵送
6月2日(水曜日)
・郵送を受け取ったお一人の方(A様)から申請書類の印字内容に間違いがあるとご指摘を受け、5月31日に郵送した全件を確認したところ、A様を含めて10人の方に別の受給者(B様)の受給者番号、住所、続き柄が記載されていたことが判明する。
・B様の住所等が誤表記されたA様以外の9人の方とB様に電話連絡し、経緯の説明と謝罪、再発防止に向けた取組を報告する。誤表記された書類の回収と新しい申請書類のお渡しは、個別に訪問か郵送の希望を聞いて対応する。
4 流失の原因
申請書類を作成する際に名簿の抽出条件が誤っていたことと、封入時に送付文と申請書類の個人情報を氏名以外に照らし合わせていなかったこと
5 見解と防止策
このような事態を招いたことを深くお詫びいたしますとともに、今後は再発防止のため、抽出条件に基づいた書類が作成されているかの確認と封入時の個人情報の確認を二重で徹底します。また、個人情報の漏洩が相次いでいるため、本日6月2日に全職員に対して個人情報を取り扱う事務における情報漏洩の防止を徹底することを市長名で通知しました。

引用元 生駒市

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

21-20(第21条)従業者の監督 意識付け教育 ルールの徹底
(誤開示防止)

チェックリストにある要求ルール:

採用の際に守秘義務や罰則規定があることを知らせるなど、従業者に秘密を守らせていますか?
社内にある個人情報を盗み出したり、売買したりしないように従業者に教育をしていますか?
社内にある個人情報を、直接業務に関係ない従業者が閲覧できないようにしていますか?また閲覧を禁止する教育をしていますか?
社内にある個人情報を無断で持ち出したり、コピーしないように、しっかりと指導していますか?
情報管理の大切さなどを定期的に説明するなどのように、従業者に意識付けを行っていますか?
外部からの個人情報に関する問い合わせに回答しないルールを徹底していますか。
個人情報は取得時にあらかじめ同意を得た利用目的の範囲で使用することを守っていますか。
個人情報に対する従業者の感度を高める教育をしていますか?感度を高めることがリスクに対する気づきを生み、事故を減らすことができます。
個人情報を含む書類を個人情報の所有者(本人)に渡す際、本人確認をし、その上で本人が要求しているもの、あるいは本人に渡すべき書類であることを確認していますか?
同姓同名の人に誤って送信送付したり、あるいは情報を取り違えてPCに入力したり、記載したりしていませんか?
会議資料、セミナ資料など、配布や送付する資料に個人情報が含まれていませんか?
委託先にもまったく同じレベルで、個人情報の取扱い規則の周知徹底と監視監督をしていますか?
出力して外部に渡す書類に不要な、あるいは間違った個人情報が印字されていないか確認しましたか?

■ 推奨対策

対策:

対象者681人に書類を郵送したところ、10人分だけ特定1名の別の受給者の受給者番号、住所、続き柄が記載されていたという事案である。
申請書類を作成する際に名簿の抽出条件が誤っていたことと、封入時に送付文と申請書類の個人情報を氏名以外に照らし合わせていなかったことが原因としているが、なぜ10名の書類だけに別人の情報が記載されたのか理解できないところである。

具体例:

見解と防止策として、今後は再発防止のため、抽出条件に基づいた書類が作成されているかの確認と封入時の個人情報の確認を二重で徹底します。個人情報の漏洩が相次いでいるため、全職員に対して個人情報を取り扱う事務における情報漏洩の防止を徹底することを市長名で通知しました。
前段の「抽出条件に基づいた書類が作成されているかの確認と封入時の個人情報の確認を二重で徹底します」について、この程度の確認すらやっていなかった組織の怠慢が透けて見える。市長名通知に実効性を持たせるなら、市長が先頭に立って緊張感のある組織にするために、怠慢を見て見ぬふりをすることを止めさせることから指導を開始することが必要である。

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