事故から学ぶ

小学生から募集した「ぎふエコ宣言」ハガキを紛失 – 岐阜県

事故概要

業種 地方自治体
発生時期 2021/5/7
漏えい人数 8650
事故概要

岐阜県は、2011年度に実施した「ぎふエコ宣言」に関する一部ハガキを紛失したことを明らかにした。児童の個人情報が記載された管理すべき書類に該当する。
同事業は、当時小学5年生から募集した環境に配慮した取り組みを行う「エコ宣言」やイラストを書いたはがきを募集。10年後となる2021年度に同県より本人宛てに返送する取り組みだが、同県によれば、市内の小学校6校から応募があったハガキ588件を紛失したという。ハガキには、児童の氏名や住所、学校名、学年とクラス、エコ宣言、イラストなどが記載されていた。
同県では、8650件の応募ハガキを12個に分けて梱包。県庁の倉庫にある鍵付き保管庫で保管していたが、5月7日にそのうち1個を紛失していることに気がついた。問い合わせへ対応するため、2019年11月に対象者のリストを作成した際には、存在が確認されており、同月以降に紛失したものと見られるが、原因などはわかっていない。
同県では対象となる応募者に書面で謝罪するとともに、岐阜市教育委員会や対象となる小学校に経緯の説明と謝罪を行っている。

引用元 Security NEXT

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

20-18(第20条)安全管理措置
(第21条)従業者の監督 作業ルールの徹底 (紙データの紛失防止)

チェックリストにある要求ルール:

紙書類の持ち出し時はカバンに入れ、落下や風による飛散を防いでいますか。
紙書類の輸送や移動が伴う場合は、落下防止、飛散・散逸しないようカバンやケースに入れて輸送をしていますか。
重要情報入ったカバンを持ち歩く必要がある場合は、肌身離さず持ち歩るくことを徹底教育していますか?
電車の網棚に載せたり、カバンを車内に放置して車から離れたりしていませんか?
個人情報が記載されたを書類を、机の上に放置せずに、書庫に保管し施錠するなど、紙データの紛失防止していますか?
作業を中断した際は、机に放置せず、その都度保管庫に戻していますか?
外出先や自分の机以外の場所で作業をしたときは、確実にカバンに戻したことを確認していますか?
出先でのカバンへの収納確認は一人で行うため、カバンに入れたこと、作業場所に何も残っていないことの2面で確認していますか?
個人情報を所定の保管庫から出し入れする際は、管理記録を個人名付きで記録していますか?また保管庫の施錠時には、内容確認を2名以上で実施していますか?
個人情報の持ち出しは、規定に沿って許可を得て行っていますか?
個人情報が記載された書類を第三者に見せたり、あるいは見える状態にしていませんか?
委託先にもまったく同じレベルで、個人情報の取扱い規則の周知徹底と監視監督をしていますか?

■ 推奨対策

対策:

執務室内での書類紛失とされている。
書類が紛失する原因は複数あるが、根本をたどると組織の怠慢に結びつく。

具体例:

うっかりミスなのでしょうがない、ではなくうっかりミスをどう防ぐのか真剣に取り組みをして頂きたい。組織の怠慢である。
個人情報が記載された書類はお金と同じ、という意識で管理して頂きたい。

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