事故から学ぶ

個人情報を記載した書類の紛失について 東京都

事故概要

業種 東京都
発生時期 2021/4/9
漏えい人数 7
事故概要

この度、都市整備局において、建築基準法に基づき閲覧に供している建築物1件の定期調査報告概要書及び定期検査報告概要書を紛失する事故が発生いたしましたので、お知らせいたします。建築物の管理者、調査者及び検査者の方には多大なご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます。なお、現時点で、書類記載の個人情報が外部に流出した事実は確認されていませんが、引き続き、書類の捜索及び個人情報の外部流出の有無の確認を行ってまいります。今後、このようなことがないよう、書類管理を徹底してまいります。

1紛失の経緯
閲覧用に保管している建築物1件の定期報告概要書(定期調査報告概要書・定期検査報告概要書(防火設備)・定期検査報告概要書(建築設備)・定期検査報告概要書(昇降機))について、4月9日午後、当該文書が所在不明となっていることが判明した。
ただちに執務室内を確認したが、文書については見つかっていない。
2紛失した場所
市街地建築部建築企画課執務室内(東京都庁第二本庁舎3階)
3紛失した個人情報
定期調査報告概要書及び定期検査報告概要書に記載されている以下の事項
建築物の管理者(1名)の氏名
調査者(2名)及び検査者(4名)の資格、氏名及び勤務先
4紛失事故発生後の対応
都は建築物の管理者、調査者及び検査者に連絡を取り、謝罪を行った。
引き続き、書類の捜索及び個人情報の外部流出の有無の確認を行う。
今後、書類管理の徹底、事務処理の点検を行い、再発防止に努める。

引用元 東京都

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

20-18(第20条)安全管理措置
(第21条)従業者の監督 作業ルールの徹底 (紙データの紛失防止)

チェックリストにある要求ルール:

紙書類の持ち出し時はカバンに入れ、落下や風による飛散を防いでいますか。
紙書類の輸送や移動が伴う場合は、落下防止、飛散・散逸しないようカバンやケースに入れて輸送をしていますか。
重要情報入ったカバンを持ち歩く必要がある場合は、肌身離さず持ち歩るくことを徹底教育していますか?
電車の網棚に載せたり、カバンを車内に放置して車から離れたりしていませんか?
個人情報が記載されたを書類を、机の上に放置せずに、書庫に保管し施錠するなど、紙データの紛失防止していますか?
作業を中断した際は、机に放置せず、その都度保管庫に戻していますか?
外出先や自分の机以外の場所で作業をしたときは、確実にカバンに戻したことを確認していますか?
出先でのカバンへの収納確認は一人で行うため、カバンに入れたこと、作業場所に何も残っていないことの2面で確認していますか?
個人情報を所定の保管庫から出し入れする際は、管理記録を個人名付きで記録していますか?また保管庫の施錠時には、内容確認を2名以上で実施していますか?
個人情報の持ち出しは、規定に沿って許可を得て行っていますか?
個人情報が記載された書類を第三者に見せたり、あるいは見える状態にしていませんか?
委託先にもまったく同じレベルで、個人情報の取扱い規則の周知徹底と監視監督をしていますか?

■ 推奨対策

対策:

執務室内での書類紛失とされている。
書類が紛失する原因は複数あるが、根本をたどると組織の怠慢に結びつく。

具体例:

個人情報が記載された書類はお金と同じ、という意識で管理して頂きたい。

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