事故から学ぶ

太白区で個人情報の書類流出仙台市が被害届

事故概要

業種
発生時期 2021/4/22
漏えい人数 1
事故概要

仙台市は22日、太白区戸籍住民課で、市民の個人情報が記載された書類が外部に流出したと発表した。廃棄扱いとなり、同課で裁断処理されるはずの書類が5日に郵送で届いた。市は故意に持ち出された可能性もあるとして、仙台南署に盗難の被害届を提出した。
市によると、流出したのは1世帯の住所と家族の氏名、生年月日、性別、続柄、世帯主の本籍と筆頭者が記載された書類。手続きの過程で同課職員が出力後、廃棄するため、執務室内の保管箱に置いていた。
5日に書類が入った差出人不明の封書が市役所本庁舎に届いた。職員への聴取など内部調査の結果、持ち出された可能性が否定できず、南署に相談。14日には同課執務室の現場検証が行われ、20日に被害届を出した。個人情報流出による世帯への直接被害はない。
通常、廃棄扱いの書類は保管箱にいったん置き、業務終了後に執務室内の倉庫に移し、2開庁日後に裁断する。再発防止のため、22日以降は当日に裁断することとし、保管箱は簡単に開けられない形状に変える。
太白区の担当者は「原因究明に向け、捜査に協力しながら信頼回復と再発防止に努めたい」と陳謝した。

引用元 Yahoo

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

20-11(第20条)安全管理措置作業ルールの徹底(保管管理と情報漏えい防止、事務所内での紛失防止)

チェックリストにある要求ルール:

情報漏えい、盗難防止などの教育を定期的に実施していますか?
社内の整理整頓は徹底されていますか?
個人情報が記載されたを書類を、机の上に放置せず、書庫に保管し施錠するなど、漏えいを防止していますか?
事業所外で個人情報が記載された書類やPCなどを置いたまま、離籍していませんか?
個人情報を所定の保管庫から出し入れする際は、管理記録を個人名付きで記録していますか?また保管庫の施錠は2名以上で確認をしていますか?
許可を得ていないUSBなどの簡易型データ保存装置の、PCへの接続制限はかけていますか。
データが保存されているPCやファイルサーバから、USBなどにデータコピーが行われた場合、管理者に警告が出たり、ログが残るようにしていますか?
書類や書類の写しを勝手に持ち出せないように、教育の徹底と抜き打ち検査、書類保管場所の点検を不定期に実施していますか?
委託先にもまったく同じレベルで、個人情報の取扱い規則の周知徹底と監視監督をしていますか?
不正に持ち出した場合の罰則規定を設けていますか?

■ 推奨対策

対策:

個人情報を記載した書類の盗難、ともいえる。市内部の管理の不手際である。

具体例:

2日かかっていたものを、当日に裁断することとし、保管箱は簡単に開けられない形状に変えるとしている。
閉庁間際に書類の有無の確認をするプロセスが必要であること、保管箱は誰もが見える場所におき、衆目監視を受けることも必要である。

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