事故から学ぶ

個人情報が記載された資料の紛失 大阪府

事故概要

業種 府 地方自治体
発生時期 2021/3/30
漏えい人数 8
事故概要

府立枚方支援学校において、生徒の個人情報が記載された「個別の教育支援計画(※1)(複写)」を紛失するという事案が発生しました。このような事態を招きましたことをお詫びいたしますとともに、今後、再発防止に取り組んでまいります。
(※1)児童生徒一人ひとりのニーズ、障がいの状況や支援内容などを把握し、長期的な視点で一貫して的確な教育的支援を行うための文書。
1紛失した個人情報
「個別の教育支援計画(複写)」11部(中学部3年、3人分×2部と5人分×1部)
・生徒名、学部、学年、組、生年月日、住所、当該生徒の支援を行う関係機関等
2事案の経緯
令和3年3月10日(水曜日)
・担任は、生徒返却用及び校内保管用の為、生徒8名の「個別の教育支援計画(原本)」を2部ずつ複写し、「個別の教育支援計画(複写)」16部を作成。
・外部を受験する生徒5名へ「個別の教育支援計画(複写)」各1部(計5部)を渡し、内部進学の生徒3名分は中学部において保管するため、また、自校の高等部へ引き継ぐため返却せず、複写残部11部を職員室のデスクワゴンの天板面に置いて帰宅。
令和3年3月11日(木曜日)
・個人ファイルに保管するため、担任がデスクワゴンを確認したところ、「個別の教育支援計画(複写)」11部がないことに気付いた。
・関係者で職員室や教室等を捜索するが、発見できなかった。
令和3年3月12日(金曜日)から18日(木曜日)
・全教職員で校内全体を捜索するが、発見できなかった。
令和3年3月16日(火曜日)から22日(月曜日)
・当該保護者に電話、面談により謝罪と経緯説明を行い、了承を得た。
令和3年3月24日(水曜日)
・保護者説明会を開催し、謝罪と経緯説明。
3紛失の原因
・「個別の教育支援計画(複写)」を個人情報管理マニュアルどおり鍵付きロッカーに保管していなかったため、デスクワゴンからすべり落ち他の書類と混在し破棄した可能性が考えられる。
・個人情報を扱っているにもかかわらず、学校所定の個人情報チェック票を使用せず、保管も含め複数での確認作業を徹底できていなかった。
4再発防止策
・個人情報を含む文書は鍵付きロッカーに保管することを徹底するとともに、必ず個人情報チェック票を利用し、複数人で保管も含め確認作業を行う。
・当該校において、校内研修等により本事案を共有し、教職員の個人情報の管理・取扱いに対する意識を高めるとともに、個人情報が記載された文書の適正管理を徹底する。
・教育庁において、全府立学校に本件を周知し、個人情報の適切な取扱いについて、改めて注意喚起を行う。

引用元 大阪府

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

20-18(第20条)安全管理措置
(第21条)従業者の監督 作業ルールの徹底 (紙データの紛失防止)

チェックリストにある要求ルール:

紙書類の持ち出し時はカバンに入れ、落下や風による飛散を防いでいますか。
紙書類の輸送や移動が伴う場合は、落下防止、飛散・散逸しないようカバンやケースに入れて輸送をしていますか。
重要情報入ったカバンを持ち歩く必要がある場合は、肌身離さず持ち歩るくことを徹底教育していますか?
電車の網棚に載せたり、カバンを車内に放置して車から離れたりしていませんか?
個人情報が記載されたを書類を、机の上に放置せずに、書庫に保管し施錠するなど、紙データの紛失防止していますか?
作業を中断した際は、机に放置せず、その都度保管庫に戻していますか?
外出先や自分の机以外の場所で作業をしたときは、確実にカバンに戻したことを確認していますか?
出先でのカバンへの収納確認は一人で行うため、カバンに入れたこと、作業場所に何も残っていないことの2面で確認していますか?
個人情報を所定の保管庫から出し入れする際は、管理記録を個人名付きで記録していますか?また保管庫の施錠時には、内容確認を2名以上で実施していますか?
個人情報の持ち出しは、規定に沿って許可を得て行っていますか?
個人情報が記載された書類を第三者に見せたり、あるいは見える状態にしていませんか?
委託先にもまったく同じレベルで、個人情報の取扱い規則の周知徹底と監視監督をしていますか?

■ 推奨対策

対策:

郵便局内なのか配達途中かは記載がないが、郵送時の紛失防止のために簡易書留を利用している筈なので、差出人は対策処置がない。

具体例:

郵便の信頼問題であるので、本気で再発防止に努めて頂きたい。

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