事故から学ぶ

簡易書留の紛失 日本郵便株式会社

事故概要

業種 日本郵便株式会社
発生時期 2021/3/31
漏えい人数 6
事故概要

群馬郵便局(群馬県高崎市、局長 山崎 浩治)において、簡易書留の紛失が判明しましたので、お知らせします。
お客さまに多大なご迷惑をおかけしたことにつきまして、深くお詫び申し上げます。
1 概要
群馬郵便局において、配達すべき簡易書留 1 通を紛失したもの。
なお、当該紛失について差出人の高崎市様にお詫びしましたところ、当該簡易書留には個人情報が含まれているとの申し出をいただきました。
2 発覚の端緒
2021 年 3 月 31 日(水)、弊社社員が受取人さま宅に到着し、当該簡易書留を配達しようとした際に、紛失が判明したものです。
3 お客さま対応
当該簡易書留の差出人さまおよび受取人さまに対し、お詫びをしています。
4 再発防止策
本件紛失を受け、管内郵便局に対し、書留等紛失対策の徹底を指導し、再発の防止に努めてまいります。

引用元 日本郵便株式会社

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

20-18(第20条)安全管理措置
(第21条)従業者の監督 作業ルールの徹底 (紙データの紛失防止)

チェックリストにある要求ルール:

紙書類の持ち出し時はカバンに入れ、落下や風による飛散を防いでいますか?
紙書類の輸送や移動が伴う場合は、落下防止、飛散・散逸しないようカバンやケースに入れて輸送をしていますか?
重要情報入ったカバンを持ち歩く必要がある場合は、肌身離さず持ち歩るくことを徹底教育していますか?
電車の網棚に載せたり、カバンを車内に放置して車から離れたりしていませんか?
個人情報が記載されたを書類を、机の上に放置せずに、書庫に保管し施錠するなど、紙データの紛失防止していますか?
作業を中断した際は、机に放置せず、その都度保管庫に戻していますか?
外出先や自分の机以外の場所で作業をしたときは、確実にカバンに戻したことを確認していますか?
出先でのカバンへの収納確認は一人で行うため、カバンに入れたこと、作業場所に何も残っていないことの2面で確認していますか?
個人情報を所定の保管庫から出し入れする際は、管理記録を個人名付きで記録していますか?また保管庫の施錠時には、内容確認を2名以上で実施していますか?
個人情報の持ち出しは、規定に沿って許可を得て行っていますか?
個人情報が記載された書類を第三者に見せたり、あるいは見える状態にしていませんか?
委託先にもまったく同じレベルで、個人情報の取扱い規則の周知徹底と監視監督をしていますか?

■ 推奨対策

対策:

郵便局内なのか配達途中かは記載がないが、郵送時の紛失防止のために簡易書留を利用している筈なので、差出人は対策処置がない。

具体例:

郵便の信頼問題であるので、本気で再発防止に努めて頂きたい。

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